.st0{fill:#FFFFFF;}

Hướng dẫn cách gộp ô trong Excel không bị mất dữ liệu 

 Tháng Chín 19, 2021

By  Lê Đình Chi

Trong bài viết này, Zik.vn sẽ hướng dẫn các bạn những cách để nhanh chóng gộp hai hay nhiều ô mà không làm mất dữ liệu. Các kỹ thuật gộp ô, trộn ô trong Excel thường sử dụng trên mọi phiên bản của Excel. Cùng bắt đầu ngay nào.

Sử dụng chức năng Merge & Center để gộp ô

Đây là chức năng có sẵn trên thẻ HOME của Excel và rất dễ thực hiện. Cách làm như sau

  1. Chọn các ô liền kề nhau mà bạn muốn gộp lại (chú ý là phải liền kề nhau thì mới gộp được)
  2. Tại thẻ Home, vị trí nhóm Alignment, bạn hãy bấm vào mục Merge & Center

Để giúp các bạn dễ hình dung về tính năng này, chúng ta cùng xem ví dụ dưới đây:

Cho mẫu phiếu nhập kho như sau:

chức năng gộp ô, trộn ô trong excel merge & center

Tại vị trí ô A4, bạn muốn thể hiện chữ Phiếu nhập kho nằm giữa trên toàn bộ vùng A4:F4, bạn có thể gộp vùng A4:F4 thành một ô như sau:

  • Chọn vùng A4:F4 (1)
  • Tại thẻ Home (2) chọn mục Merge & Center (3)

Kết quả thu được là:

kết quả áp dụng chức năng gộp ô, trộn ô Merge & Center

Vùng A4:F4 bây giờ đã thống nhất về 1 ô, toàn bộ nội dung bên trong vùng này (trước đó chỉ nằm tại ô A4) đã được thể hiện trên toàn bộ cả vùng ô được gộp, giữ nguyên cả nội dung và cách định dạng.

Các tùy chọn khác trong chức năng Merge Cells

Về bản chất việc trộn (gộp) nhiều ô thành một ô là chức năng Merge Cells; trong đó Merge & Center là 1 tùy chọn phổ biến nhất: Sau khi gộp ô sẽ tự động căn giữa trong ô được gộp.

Trong chức năng này còn có nhiều tùy chọn khác nữa. Để xem được hết các chức năng này, bạn hãy bấm vào vị trí nút mũi tên hướng xuống dưới ở bên cạnh Merge & Center

Các lựa chọn gộp ô khác trong Excel

Trong đó bao gồm:

  • Merge Across : gộp ô đồng thời căn lề trái, các nội dung sẽ thể hiện trên 1 dòng
  • Merge Cells : gộp ô mà không kèm theo định dạng căn lề cho ô được gộp (nếu muốn thực hiện căn lề bạn phải thực hiện thao tác căn lề sau khi đã gộp ô)
  • Unmerge Cells : hủy bỏ chức năng gộp ô. Nếu không muốn áp dụng việc gộp ô nữa mà bạn cần trả về các ô riêng lẻ, bạn có thể lựa chọn chức năng này tại ô đang được gộp.

Ngoài ra bạn có thể thấy khi áp dụng chức năng Merge & Center, vị trí chức năng này trên thanh công cụ được nhấn lên (giống như 1 công tắc đang được bật). Nếu bạn bấm trở lại vị trí này thì cũng tương đương với việc lựa chọn Unmerge Cells.

Một số chú ý khi sử dụng chức năng Merge Cells

Việc gộp/trộn ô đôi khi ảnh hưởng rất lớn tới việc sử dụng các công thức tính, tới chức năng lọc dữ liệu và một số chức năng khác trong Excel. Do đó khi có ý định sử dụng Merge Cells bạn cần chú ý một số vấn đề sau:

  1. Hãy đảm bảo trong các ô được gộp chỉ có duy nhất 1 ô có dữ liệu, còn lại là các ô trống (tức là chỉ nên gộp 1 ô có dữ liệu với các ô trống ở xung quanh). Nếu nhiều ô có dữ liệu thì khi gộp, Excel sẽ chỉ giữ lại dữ liệu trong 1 ô đầu tiên mà thôi. Để gộp mà vẫn giữ được nội dung trong nhiều ô thì bạn xem hướng dẫn ở bên dưới (không dùng qua Merge Cells mà dùng cách khác).
  2. Khi gộp nhiều ô vào thành 1 ô, Excel chỉ coi ô đó là ô đầu tiên ở góc trên bên trái vùng trộn ô. Nếu công thức tham chiếu tới 1 ô khác trong vùng gộp ô mà không phải ô đầu tiên góc trên bên trái thì đều không có nội dung gì.

Ví dụ:

chú ý khi sử dụng chức năng gộp ô bằng merge cells

Trong hình trên, vùng A4:F4 đã được gộp lại. Excel chỉ tính nội dung này nằm tại ô A4. Khi tham chiếu tới ô C4 sẽ nhận kết quả là 0 (tương đương với 1 ô trống),  chứ không phải là chữ “Phiếu nhập kho”

3. Bạn không được phép sử dụng gộp ô trong dạng bảng Table của Excel (kể cả trên dòng tiêu đề hay nội dung bên trong bảng)

4. Bạn không thể chọn vào vị trí những ô riêng lẻ bên trong vùng ô đã được gộp lại theo cách bấm chuột vào ô đó.

Các phương pháp thay thế việc gộp ô

Trong Excel có một số phương pháp khác để tạo kết quả tương tự việc gộp ô, nhưng cách thực hiện và kết quả cũng khác một chút. Chúng ta cùng tìm hiểu một số phương pháp này nhé:

Sử dụng chức năng gộp nội dung dữ liệu vào 1 ô (Justify)

Đây là một chức năng rất hay trong Excel khi nó giúp bạn gộp dữ liệu trong nhiều ô vào một ô, tuy nhiên chức năng này yêu cầu các ô cần gộp phải trên cùng một cột. Cách làm như sau:

Bước 1: Chuẩn bị nội dung cần gộp. Chú ý là các nội dung phải trên cùng 1 cột, ví dụ như sau:

ví dụ về bài tập gộp ô bằng chức năng justify

Bước 2: Chỉnh độ rộng cột A sao cho đủ thể hiện hết các nội dung này trên cùng 1 dòng (bạn nên để độ rộng lớn hẳn, sau đó sẽ thu lại sau khi có kết quả)

Bước 3: Chọn các vùng ô cần gộp lại (chọn A1:A4)

Bước 4: trên thẻ Home, chọn mục Fill trong Editing, sau đó chọn Justify

Kết quả như sau:

kết quả bài tập sử dụng chức năng justify để gộp nội dung

Toàn bộ nội dung trong các ô A2, A3, A4 đã được gom lại vào cùng ô A1 theo thứ tự.

Một số chú ý khi dùng tính năng Justify:

  • Kết quả chỉ thể hiện trong 1 ô nếu độ rộng của cột (column width) đủ lớn để chứa toán bộ đoạn văn bản.
  • Cách này chỉ áp dụng với các ô chứa dữ liệu là dạng văn bản (text) chứ không dùng cho dữ liệu là dạng Số (number) hoặc thời gian (date, time)
  • Cách này sẽ không thực hiện được nếu có bất cứ một ô trống nào nằm giữa các ô được chọn.

Sử dụng hàm CONCATENATE (hoặc CONCAT) để gộp dữ liệu

Hàm CONCATENATE (ở các phiên bản cũ từ 2007 trở về trước) hay hàm CONCAT (chính là hàm CONCATENATE nhưng có trong các phiên bản mới từ office 2010 trở đi) là một hàm hữu ích trong việc nối các dữ liệu trong nhiều ô lại thành 1 ô. Ngoài ra bạn có thể sử dụng dấu & để nối dữ liệu trong nhiều ô vào 1 ô.

Để hiểu rõ hơn về nội dung này, mời bạn tìm hiểu trong bài viết dưới đây:

Hướng dẫn cách dùng hàm CONCATENATE để nối chuỗi, nối ô trong Excel

trong Excel

Sử dụng định dạng căn lề để thay thế việc gộp ô

Nếu bạn sử dụng Merge & Center với mục đích chính là đưa nội dung tại một ô ra giữa trong một vùng nhiều ô để giúp dễ nhìn hơn, đẹp hơn thì bạn có thể sử dụng cách khác để làm việc này. Đó là chức năng Center Across Selection để thay thế cho Merge Cells mà vẫn đạt hiệu quả tương đương.

Vẫn với ví dụ trên nhưng với yêu cầu sử dụng cách định dạng căn lề trong Format Cells như sau:

bài tập định dạng căn lề ra giữa vùng ô trong excel

Các bước thực hiện:

kết quả bài tập định dạng căn lề ra giữa vùng ô trong excel

  • (1) chọn vùng ô cần thực hiện (chú ý là chỉ một ô có dữ liệu, còn lại đều là ô trống)
  • (2) mở cửa sổ Format Cells (phím tắt là Ctrl + 1), chọn thẻ Alignment
  • (3) tại mục Horizotal, bạn bấm vào nút mũi tên để chọn cách định dạng căn lề theo chiều ngang
  • (4) chọn mục Center Across Selection nghĩa là căn lề giữa trên vùng được chọn.

Kết quả là:

kết quả thao tác định dạng bằng center across selection

Bạn có thể thấy chữ “Phiếu nhập kho” trong ô A4 đã được đưa ra giữa trong vùng A4:F4, nhưng vẫn có thể chọn riêng từng ô trong vùng này được như đang chọn ô D4 trong hình. Đây là tính năng rất hay để thay thế việc gộp ô bằng Merge & Center mà vẫn khắc phục được những nhược điểm của phương pháp sử dụng Merge Cells.

Kết luận

Như vậy với bài viết này, Zik.vn đã chia sẻ cho các bạn cách sử dụng chức năng Merge Cells trong Excel rồi. Một số kết luận có thể rút ra là:

  • Đây là một tính năng thú vị, được nhiều người sử dụng nhưng lại mang đến rắc rối không nhỏ khi bạn muốn sử dụng Excel chuyên nghiệp.
  • Hạn chế việc sử dụng Merge Cells nếu có thể, nên thay thế bằng các phương pháp khác (như đã nêu trong bài viết) để tránh những rắc rối do việc gộp ô mang lại.

Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích trong việc nâng cao khả năng viết công thức tính trong Excel của bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì bạn có thể góp ý, phàn hồi ngay dưới bài viết này để chúng tôi có thể giải quyết mọi thắc mắc của bạn một cách sớm nhất.

Những kiến thức bạn đang xem thuộc khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao của zik.vn. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức một cách đầy đủ và có hệ thống về các hàm, các công cụ trong excel, ứng dụng excel trong công việc… Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký tham gia khóa học này.

Tham khảo một số bài viết cùng chủ đề:

Hướng dẫn kéo công thức trong các ô có sử dụng chức năng trộn ô merge cells

Tải về file mẫu trong bài viết

Bạn có thể tải về file mẫu sử dụng trong bài viết tại địa chỉ bên dưới:


Đánh giá bài viết này

Tài liệu kèm theo bài viết

Lê Đình Chi


Your Signature

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Subscribe to our newsletter now!

DMCA.com Protection Status
>