Làm thế nào để xuống dòng, ngắt dòng trong Excel một cách hiệu quả? Bạn có biết cách xuống dòng trong cùng một ô không? Hãy cùng Zik.vn đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé.
Sử dụng phím tắt Alt + Enter để xuống dòng trong cùng 1 ô
Khi phải nhập những đoạn văn bản dài, gồm nhiều câu trong 1 ô, bạn sẽ thấy việc trình bày không đẹp và khó nhìn. Ví dụ như sau:
Ở đây chúng ta muốn chủ động ngắt dòng tại những vị trí sau dấu chấm câu để nội dung đoạn văn dễ nhìn hơn.
Hãy làm như sau:
- Bước 1: chọn riêng từng ô. Ví dụ cụ thể là ô B4
- Bước 2: bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí sau dấu chấm (nháy đúp chuột vào sau dấu chấm)
- Bước 3: nhấn tổ hợp phím Alt và phím Enter (giữ phím Alt rồi nhấn tiếp phím Enter, sau đó thả cả 2 phím ra)
Cuối cùng bạn sẽ có kết quả hoàn thiện với cả 3 ô B4, B5, B6 như sau:
Tổ hợp phím Alt + Enter tương đương với kí tự ngắt dòng (trong bảng mã ANSI cho windows đại diện bởi CHAR(10) ).
Chú ý khi sử dụng dấu ngắt dòng Alt + Enter
Việc ngắt dòng bằng phím tắt Alt+Enter có một nhược điểm là:
- Nó sinh ra một ký tự đặc biệt, gọi là ký tự ngắt dòng (trong bảng mã ANSI cho windows là mã CHAR(10))
- Ký tự này khiến Excel hiểu khác đi về nội dung văn bản gốc
Trong ví dụ trên, chúng ta thấy hàm Exact khi so sánh 2 ô A1 và B1 cho ra kết quả FALSE, tức là đoạn văn bản trong 2 ô này là khác nhau. Dù cùng 1 nội dung nhưng 1 ô chứa ký tự xuống dòng (ô B1) đã khác so với ô A1.
Tham khảo: Hướng dẫn cách dùng các hàm cơ bản và nâng cao Excel và ứng dụng thực tế
Kỹ thuật xuống dòng bằng công cụ Find & Replace
Kỹ thuật này áp dụng để thay thế dấu cách bằng dấu ngắt dòng trong Excel. Các bạn có thể thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn ô cần ngắt dòng
- Bước 2: Mở cửa sổ Find & Replace (phím tắt là Ctrl + H), chọn thẻ Replace
- Bước 3: Nhập dấu cách vào mục Find what. Tại mục Replace with bạn dùng phím tắt Ctrl + J (ấn đồng thời 2 phím Ctrl và phím J tại mục Replace with)
- Bước 4: Nhấn vào nút Replace All.
Kết quả là:
Kỹ thuật xuống dòng bằng chức năng Wrap Text trong Excel
Wrap text là một chức năng ngắt dòng tự động trong Excel. Bạn có thể dễ dàng thực hiện điều này chỉ với 1 click chuột vào vị trí chức năng Wrap text trên thanh công cụ. Cách làm như sau:
- Bước 1: chọn vùng cần ngắt dòng. Ví dụ ta chọn ô B4 (hoặc chọn cả 3 ô B4, B5, B6 cùng 1 lúc)
- Bước 2: bạn bấm chuột vào vị trí công cụ Wrap text như hình dưới đây:
Bạn có thể thấy các ô B4, B5, B6 khi sử dụng Wrap Text đã được viết thành nhiều dòng tại cùng 1 ô không? Như vậy nội dung đã không bị tràn ra ngoài cột B nữa rồi.
Một số lưu ý khi sử dụng chức năng Wrap Text trong Excel:
- Việc xuống dòng bằng Wrap Text chỉ là hình thức, tức là nhìn bằng mắt thì có xuống dòng, nhưng bản chất thì không có sự xuống dòng thực sự.
- Wrap Text không chủ động xuống dòng tại vị trí bạn muốn mà chỉ xuống dòng căn cứ theo độ rộng của cột (Column Width). Cột càng nhỏ thì nội dung càng thể hiện trên nhiều dòng.
Do đó Wrap Text không đạt hiệu quả cao về thẩm mỹ bằng phương pháp xuống dòng chủ động (dùng phím tắt Alt+Enter)
Kết luận
Như vậy chúng ta đã biể tới 3 cách để xuống dòng trong cùng 1 ô trên Excel rồi. Mỗi cách đều có ưu điểm, nhược điểm riêng, do đó bạn hãy vận dụng linh hoạt vào từng tình huống cụ thể nhé. Bạn có thể tải file bài tập thực hành về kỹ thuật xuống dòng tại đường link ở cuối bài viết này.
Bạn có biết thêm những cách nào khác không? Hãy chia sẻ với Zik.vn ở phần bình luận bên dưới bài viết này nhé.
Bạn muốn tìm hiểu thêm kiến thức về Excel và ứng dụng Excel vào công việc? Hãy tham gia ngay khóa học EXG01 – Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm của zik.vn. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức một cách đầy đủ và có hệ thống: về các hàm, các công cụ trong excel. Ngoài ra khóa học cũng có nhiều bài tập để bạn thực hành. Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký tham gia khóa học này.
Một số bài viết hay về Excel mà bạn nên xem:
Hướng dẫn cách sử dụng công thức SUMIF trong EXCEL qua những ví dụ cụ thể
Hướng dẫn sử dụng hàm IF trong Excel ở mọi phiên bản
Tài liệu kèm theo bài viết
Zik.vn tự hào khi được đồng hành cùng:
- 50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
- 100.000+ học viên trên khắp Việt Nam
Tìm hiểu ngay các khóa học của Zik.vn TẠI ĐÂY
.jpg)
