Bạn đang tìm cách gửi PDF hóa đơn WooC Commerce khi ai đó đặt hàng trên trang web của bạn?
Theo mặc định, WooC Commerce đã cung cấp tính năng gửi hóa đơn qua email khi bán hàng trực tuyến. Tuy nhiên, chức năng đó chỉ giới hạn ở các thiết kế email đơn giản, được cài sẵn. Nó cũng không cung cấp tùy chọn PDF để in hoặc tải xuống và không có cách nào dễ dàng để gửi hóa đơn cho khách hàng theo cách thủ công.
Đó là lý do tại sao trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước về cách gửi hóa đơn WooC Commerce với các cài đặt để đính kèm tệp PDF, gửi chúng cho khách hàng theo cách thủ công và tùy chỉnh thiết kế của hóa đơn.
Trên hết, bạn sẽ có thể thiết lập chức năng này bằng cách sử dụng plugin miễn phí. Nào cùng đào vào bên trong…
Cách gửi hóa đơn WooC Commerce
Trong một bài viết trước, chúng tôi đã đề cập đến các plugin lập hóa đơn tốt nhất cho WordPress. Chúng tôi khuyến khích bạn khám phá tất cả những điều đó, nhưng đối với hướng dẫn này, chúng tôi đã chọn plugin WooC Commerce PDF Invoices and Packing Slips miễn phí vì…
- Nó cung cấp một danh sách tính năng xuất sắc mặc dù nó miễn phí.
- Nó rất phổ biến và được đánh giá tốt – nó hoạt động trên hơn 300.000 trang web với xếp hạng 5 sao hoàn hảo trên hơn 1.200 bài đánh giá.
Đây là cách thiết lập nó…
1. Cài đặt plugin hóa đơn WooC Commerce
Để bắt đầu, hãy cài đặt và kích hoạt plugin Hóa đơn PDF WooC Commerce và Phiếu đóng gói trong bảng điều khiển WordPress của bạn.
Nếu bạn cần trợ giúp về vấn đề này, hãy sử dụng hướng dẫn của chúng tôi về cách cài đặt plugin WordPress. Bạn cũng nên đảm bảo rằng bạn đã cài đặt WooC Commerce trước khi thử sử dụng plugin này.
2. Chạy trình hướng dẫn cài đặt
Bạn có thể tìm thấy cài đặt của plugin bằng cách nhấp vào WooC Commerce > Hóa đơn PDF trong bảng điều khiển WordPress của bạn.
Plugin cung cấp rất nhiều cài đặt để giúp bạn định cấu hình nó theo tình huống của mình. May mắn thay, plugin Hóa đơn PDF WooC Commerce cung cấp trình hướng dẫn thiết lập để hoàn thành hầu hết quy trình.
Để bắt đầu với nó, hãy nhấp vào Chạy Trình hướng dẫn Cài đặt cái nút.
3. Đặt tên công ty, địa chỉ và logo của bạn trên hóa đơn
Trình hướng dẫn thiết lập sẽ hướng dẫn bạn các cài đặt quan trọng nhất bạn cần cho hóa đơn WooC Commerce tiêu chuẩn của mình.
Chẳng hạn, bước đầu tiên yêu cầu bạn nhập tên cửa hàng và địa chỉ của cửa hàng. Plugin sẽ bao gồm các chi tiết này trên hóa đơn của bạn.
Hãy tiếp tục và điền vào các trường đó và nhấp vào Tiếp theo.
Việc có logo công ty của bạn trên hóa đơn cũng rất quan trọng.
Trên cửa sổ tiếp theo, nhấp vào biểu tượng Đặt hình ảnh nút để tải lên một logo.
Logo này xuất hiện dưới dạng bản xem trước trên màn hình và plugin cũng sẽ đưa nó vào hóa đơn PDF của bạn.
Nhấp chuột Tiếp theo.
4. Đính kèm hóa đơn vào các email Thương mại điện tử cụ thể
WooC Commerce đã gửi email cho các sự kiện quan trọng như đơn đặt hàng mới, đơn đặt hàng bị hủy và đơn đặt hàng được hoàn tiền.
Tuy nhiên, không ai trong số họ có hóa đơn PDF có thể tải xuống được đính kèm với họ, vì vậy bây giờ là lúc để chỉ ra những hóa đơn nào nên có những hóa đơn đó.
Không phải là một ý tưởng tồi khi đính kèm hóa đơn vào mọi email gửi đơn đặt hàng. Tuy nhiên, bạn có thể quyết định xóa hóa đơn WooC Commerce khỏi một số email nếu cần.
Nhấp chuột Tiếp theo tiếp tục.
Lưu ý: Một trong những cái quan trọng hơn để chọn là Hóa đơn khách hàng / Chi tiết đơn hàng (Email thủ công) hộp, vì đây là một trong những cách dễ nhất để gửi hóa đơn PDF của bạn theo cách thủ công.
5. Chọn tùy chọn hiển thị, định dạng giấy và hiển thị các nút hành động trên hóa đơn
Các Tùy chọn hiển thị phần liệt kê một số mục như thông tin liên hệ và thông tin lập hóa đơn mà bạn có thể đưa vào hóa đơn PDF WooC Commerce của mình.
Chúng tôi khuyên bạn nên bao gồm tất cả trừ khi bạn không muốn có số điện thoại hoặc email của khách hàng trên hóa đơn.
Nhấp chuột Tiếp theo.
Bạn cũng có thể chỉ định loại định dạng giấy mà bạn muốn cho hóa đơn. Những điều này chỉ ra cách hóa đơn được in ra.
Đi với một A4 hoặc Thư định dạng, sau đó nhấp vào Tiếp theo.
Đôi khi bạn cần gửi email theo cách thủ công. Đây là một thực tế phổ biến trong bán hàng B2B. Thật tuyệt vời nếu khách hàng đặt nhầm hóa đơn hoặc không nhận được hóa đơn lần đầu tiên.
Bất kể lý do là gì, phần này cho phép bạn kích hoạt các nút hành động. Nếu bạn bật các nút hành động, bạn sẽ nhận được một tùy chọn mới trong danh sách đơn hàng WooC Commerce cho phép bạn gửi hóa đơn theo cách thủ công cho một số khách hàng nhất định chỉ bằng một nút bấm.
Nếu bạn cho rằng mình sẽ cần thường xuyên gửi hóa đơn theo cách thủ công, bạn chắc chắn nên bật tùy chọn này.
Một khi bạn kiểm tra Hiển thị các nút hành động hộp, bấm vào Tiếp theo cái nút.
Và đó là tất cả những gì có trong trình hướng dẫn thiết lập. Phần lớn cài đặt hóa đơn WooC Commerce của bạn hiện đã sẵn sàng.
Nhấn vào Kết thúc để quay lại bảng điều khiển.
6. Thay đổi thao tác đặt hàng gửi hóa đơn qua email
Bây giờ bạn đã định cấu hình hóa đơn của mình, có hai điều xảy ra:
- Plugin sẽ tự động đính kèm hóa đơn PDF vào tất cả các email đặt hàng tự động mà bạn đã chọn trong trình hướng dẫn thiết lập (chẳng hạn như xác nhận đơn đặt hàng, hủy bỏ và xác nhận giao hàng).
- Plugin sẽ thêm các tùy chọn mới vào giao diện quản lý đơn hàng WooC Commerce để cho phép bạn gửi hóa đơn theo cách thủ công nếu cần.
Vì vậy, bạn có thể yên tâm khi biết rằng các email tự động có đính kèm hóa đơn PDF. Bạn thậm chí có thể chạy một số lệnh thử nghiệm để xem chúng có hoạt động không.
Tuy nhiên, bạn cũng có khả năng gửi lại những email đó và điều chỉnh các hành động đặt hàng có kèm theo hóa đơn PDF.
Để làm như vậy, hãy mở một đơn đặt hàng trong WooC Commerce (đi tới WooC Commerce > Đơn hàng và chọn một đơn đặt hàng từ danh sách).
đi đến Hành động đặt hàng và chọn menu thả xuống.
Bây giờ bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
- Gửi email hóa đơn / chi tiết đơn đặt hàng cho khách hàng
- Gửi lại thông báo đơn hàng mới
- Tạo lại quyền tải xuống
Chẳng hạn, chọn một trong hai tùy chọn đầu tiên là một cách tuyệt vời để gửi lại hoặc gửi thủ công email đặt hàng kèm theo hóa đơn.
Email WooC Commerce sẽ chuyển đến hộp thư đến của khách hàng như thường lệ, nhưng họ cũng nhận được hóa đơn PDF ở cuối.
Nếu người mua hàng nhấp vào hóa đơn, hóa đơn đó sẽ được tải xuống máy tính của họ hoặc hiển thị trên trình duyệt của họ.
Như bạn có thể thấy, plugin tự động thêm tất cả các yếu tố từ trình hướng dẫn thiết lập vào hóa đơn, bao gồm Số hóa đơn, Ngày lập hóa đơn, Logo và Địa chỉ công ty.
Nếu bạn muốn thay đổi mẫu cho hóa đơn của mình, bạn có thể thực hiện việc đó sau.
7. Tự động hoặc gửi thủ công email đặt hàng với hóa đơn WooC Commerce
Ngoài các hành động đặt hàng, bạn vẫn có thể sử dụng Gửi email đặt hàng mô-đun. Điều này không khác với những gì đã có trong WooC Commerce, nhưng mỗi email hiện có hóa đơn đính kèm.
Ví dụ: nếu bạn đã bật đính kèm hóa đơn vào email hủy đặt hàng trong trình hướng dẫn thiết lập, plugin sẽ tự động đính kèm hóa đơn PDF nếu bạn sử dụng Gửi email đặt hàng mô-đun để gửi email đặt hàng bị hủy:
8. Tạo hóa đơn WooC Commerce PDF hoặc phiếu đóng gói để in hoặc tải xuống
Khu vực cuối cùng đáng để xem xét là in hoặc tải xuống hóa đơn WooC Commerce trên máy tính của riêng bạn. Có thể bạn muốn lưu trữ các hóa đơn này trong tệp kế toán của mình hoặc bạn cần tải tệp xuống và gửi chúng cho khách hàng.
Như một phần thưởng, bạn có thể tải xuống và in phiếu đóng gói PDF.
Đối với cả hai, hãy tìm Tạo PDF mô-đun trên bất kỳ trang đặt hàng nào.
Nhấn vào Hóa đơn PDF nút hoặc Phiếu đóng gói PDF để tải xuống các tài liệu đó.
Sau đó, bạn có thể nhấp vào nút tải xuống để lưu vào máy tính của mình hoặc nút in để gửi tệp tới máy in được liên kết.
Phiếu đóng gói không có gì khác biệt khi có các tùy chọn để tải xuống và in.
Nó thực sự chỉ là một phiên bản đơn giản hơn của hóa đơn loại bỏ thông tin như giá cả.
Nếu muốn tự động hóa quy trình này, bạn có thể sử dụng plugin WooC Commerce Automatic Order Printing (PrintNode) cao cấp từ Simba Hosting. Plugin này có tích hợp để bạn có thể tự động in phiếu đóng gói hoặc hóa đơn ngay khi có đơn đặt hàng. Tuy nhiên, nó có giá £55 để sử dụng trên một trang web.
9. Thêm ghi chú tùy chọn vào hóa đơn của bạn
Một cách khác để tùy chỉnh hóa đơn WooC Commerce của bạn là đặt ghi chú ở cuối tài liệu.
Cũng như các hành động khác, bạn có thể thêm ghi chú khi mở đơn hàng trong trang tổng quan của mình.
tìm Dữ liệu tài liệu PDF phần, sau đó nhấp để chỉnh sửa phần ghi chú cánh đồng. Nhập bất kỳ thông tin nào bạn cũng muốn khách hàng xem, chẳng hạn như chi tiết trả lại, lời cảm ơn nhanh hoặc hướng dẫn đặc biệt cho sản phẩm.
Giờ đây, khi hóa đơn PDF đến tay khách hàng hoặc khi bạn tự in hóa đơn, plugin sẽ tự động chèn ghi chú vào hóa đơn.
10. Sửa đổi tất cả các cài đặt (nếu cần) cho hóa đơn WooC Commerce và phiếu đóng gói của bạn
Trình hướng dẫn thiết lập ban đầu xử lý công việc nặng nhọc, nhưng có thể bạn muốn sửa đổi những gì bạn đã nhập trước đó hoặc thêm cài đặt mới.
Để kiểm soát tất cả điều đó, hãy truy cập WooC Commerce > Hóa đơn PDF.
Các Tổng quan tab cung cấp các cài đặt bổ sung cho những thứ như:
- Thay đổi cách xem các tệp PDF.
- Chạy Chế độ thử nghiệm.
- Thêm các điều khoản và điều kiện hoặc chính sách ở chân trang.
- Chọn một mẫu khác cho hóa đơn PDF của bạn để thay đổi thiết kế. Nếu bạn muốn truy cập nhiều mẫu/thiết kế hóa đơn hơn, nhà phát triển bán một gói mẫu cao cấp với giá €39.
Ở dưới cái Các tài liệu tab, bạn có thể chỉnh sửa cài đặt bằng cách nhấp vào Hóa đơn liên kết.
Tại đây, bạn có thể tắt hóa đơn, hiển thị địa chỉ giao hàng, xóa địa chỉ email hoặc thay đổi email nào mà hóa đơn được đính kèm.
Cuối cùng, phiếu đóng gói phần hiển thị cài đặt cho:
- Bật hoặc tắt phiếu đóng gói.
- Hiển thị địa chỉ thanh toán
- Đang hiển thị một email.
- Hiển thị một số điện thoại.
- Hiển thị ghi chú.
Thiết lập hóa đơn WooC Commerce của bạn ngay hôm nay
Nếu bạn cần hóa đơn WooC Commerce hoặc chức năng phiếu đóng gói, thì plugin Hóa đơn & phiếu đóng gói WooC Commerce PDF cung cấp một danh sách tính năng linh hoạt trong một gói miễn phí. Hãy dùng thử ngay hôm nay và bạn có thể thiết lập và chạy với hóa đơn của riêng mình ngay lập tức.
Trình hướng dẫn thiết lập sẽ giúp bạn định cấu hình hầu hết các điều cơ bản, nhưng chúng tôi khuyến khích bạn thử các cài đặt (và chạy một số thử nghiệm) để đảm bảo tất cả các thành phần hóa đơn WooC Commerce của bạn trông hoàn hảo.
Để tìm một số plugin khác giúp cửa hàng của bạn trở nên tốt hơn nữa, bạn có thể xem bản tổng hợp đầy đủ của chúng tôi về các plugin WooC Commerce tốt nhất.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc thiết kế, đính kèm hoặc gửi hóa đơn WooC Commerce, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét.
