HomeTin học Văn phòngExcelCách tạo mối...

Cách tạo mối quan hệ giữa nhiều bảng bằng mô hình dữ liệu trong Excel


Excel là một công cụ mạnh mẽ để phân tích dữ liệu và tự động hóa tiếp theo khi xử lý các tập hợp dữ liệu lớn. Bạn có thể dành nhiều thời gian để phân tích hàng tấn dữ liệu bằng VLOOKUP, INDEX-MATCH, SUMIF, v.v.


Nhờ có Mô hình Dữ liệu Excel, bạn có thể tiết kiệm thời gian quý báu thông qua các báo cáo dữ liệu tự động. Tìm hiểu xem bạn có thể chỉ định mối quan hệ giữa hai bảng dễ dàng như thế nào bằng cách sử dụng Mô hình Dữ liệu và hình minh họa về mối quan hệ đó trong bảng tổng hợp trong phần sau.


Yêu cầu cơ bản

Bạn sẽ cần Power Pivot và Power Query (Nhận & Chuyển đổi) để hoàn thành một số tác vụ trong khi tạo Mô hình Dữ liệu Excel. Đây là cách bạn có thể nhận được các tính năng này trong sổ làm việc Excel của mình:

Cách Nhận Power Pivot

1. Excel 2010: Bạn sẽ cần tải xuống phần bổ trợ Power Pivot từ Microsoft rồi cài đặt phần bổ trợ này cho chương trình Excel trên máy tính của mình.

Đọc thêm  5 ứng dụng bảng tính tiết kiệm cho người dùng Excel và Google Sheets

2. Excel 2013: Phiên bản Office Professional Plus của Excel 2013 bao gồm Power Pivot. Tuy nhiên, bạn cần phải kích hoạt nó trước khi sử dụng lần đầu tiên. Đây là cách:

  1. Bấm vào Tập tin trên Ruy-băng của sổ làm việc Excel.
  2. Sau đó bấm vào Tùy chọn mở Tùy chọn Excel.
  3. Bây giờ, bấm vào Thêm vào.
  4. Lựa chọn Phần bổ trợ COM bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống của Quản lý hộp.
  5. Bấm vào Đi và sau đó chọn hộp kiểm cho Microsoft Power Pivot cho Excel.

Excel 2013 kích hoạt Power Pivot

3. Excel 2016 trở lên: Bạn sẽ tìm thấy menu Power Pivot trên Ruy-băng.

Liên quan: Cách thêm tab Nhà phát triển vào Dải băng trong Microsoft Word và Excel

Cách nhận Power Query (Nhận & Chuyển đổi)

1. Excel 2010: Bạn có thể tải xuống phần bổ trợ Power Query từ Microsoft. Sau khi cài đặt, Truy vấn nguồn sẽ hiển thị trên Ruy-băng.

2. Excel 2013: Bạn cần kích hoạt Power Query bằng cách làm theo các bước tương tự mà bạn vừa thực hiện để Power Pivot hoạt động trong Excel 2013.

3. Excel 2016 trở lên: Bạn có thể tìm thấy Power Query (Nhận & Chuyển đổi) bằng cách đi tới Dữ liệu tab trên Excel Ruy-băng.

Tạo Mô hình Dữ liệu bằng cách Nhập Dữ liệu vào Sổ làm việc Excel

Đối với hướng dẫn này, bạn có thể lấy dữ liệu mẫu được định dạng sẵn từ Microsoft:

Tải xuống: Dữ liệu sinh viên mẫu (chỉ dữ liệu) | Dữ liệu sinh viên mẫu (mô hình hoàn chỉnh)

Bạn có thể nhập cơ sở dữ liệu với nhiều bảng có liên quan từ nhiều nguồn như sổ làm việc Excel, Microsoft Access, trang web, SQL Server, v.v. Sau đó, bạn cần định dạng tập dữ liệu để Excel có thể sử dụng nó. Dưới đây là các bước mà bạn có thể thử:

1. Trong Excel 2016 và các phiên bản mới hơn, nhấp vào Dữ liệu tab và chọn Truy vấn mới.

2. Bạn sẽ tìm thấy một số cách để nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài hoặc nội bộ. Chọn cái phù hợp với bạn.

nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài hoặc nội bộ

3. Nếu dùng bản Excel 2013, click vào Truy vấn nguồn trên Ruy-băng và sau đó chọn Nhận dữ liệu ngoài để chọn dữ liệu để nhập.

4. Bạn sẽ thấy Hoa tiêu hộp nơi bạn cần chọn những bảng bạn cần nhập. Bấm vào hộp kiểm cho Chọn nhiều mục để chọn một số bảng để nhập.

Chọn nhiều mục để chọn một số bảng

5. Bấm vào Trọng tải để hoàn tất quá trình nhập khẩu.

6. Excel sẽ tạo Mô hình Dữ liệu cho bạn bằng các bảng này. Bạn có thể thấy các tiêu đề cột của bảng trong Các trường PivotTable bảng liệt kê.

tiêu đề cột của bảng trong danh sách Trường PivotTable

Bạn cũng có thể sử dụng các hàm Power Pivot như cột được tính toán, KPI, hệ thống phân cấp, trường được tính toán và bộ dữ liệu được lọc từ Mô hình Dữ liệu Excel. Với mục đích này, bạn sẽ cần tạo Mô hình Dữ liệu từ một bảng duy nhất. Bạn có thể thử các bước sau:

1. Định dạng dữ liệu của bạn theo mô hình dạng bảng bằng cách chọn tất cả các ô chứa dữ liệu rồi nhấp vào Ctrl+T.

2. Bây giờ, chọn toàn bộ bảng và sau đó nhấp vào Power Pivot tab trên Ruy-băng.

3. Từ Những cái bàn phần, bấm vào Thêm vào Mô hình Dữ liệu.

bấm vào Thêm vào Mô hình Dữ liệu

Excel sẽ tạo mối quan hệ bảng giữa các dữ liệu liên quan từ Mô hình Dữ liệu. Đối với điều này, cần có các mối quan hệ khóa chính và khóa ngoài trong các bảng đã nhập.

Excel sử dụng thông tin mối quan hệ từ bảng đã nhập làm nền tảng để tạo kết nối giữa các bảng trong Mô hình Dữ liệu.

Liên quan: Cách tạo Phân tích What-If trong Microsoft Excel

Xây dựng mối quan hệ giữa các bảng trong Mô hình dữ liệu

Bây giờ bạn đã có Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc Excel của mình, bạn sẽ cần xác định mối quan hệ giữa các bảng để tạo báo cáo có ý nghĩa. Bạn cần chỉ định một mã định danh trường duy nhất hoặc khóa chính cho mỗi bảng, chẳng hạn như ID học kỳ, Mã số lớp, ID sinh viên, v.v.

Tính năng Dạng xem Sơ đồ của Power Pivot sẽ cho phép bạn kéo và thả các trường đó để tạo mối quan hệ. Làm theo các bước sau để tạo liên kết bảng trong Mô hình Dữ liệu Excel:

1. Trên Ruy-băng của sổ làm việc Excel, bấm vào Power Pivot thực đơn.

2. Bây giờ, nhấp vào Quản lý bên trong Mô hình dữ liệu tiết diện. Bạn sẽ thấy Power Pivot soạn thảo như hình bên dưới:

trình soạn thảo Power Pivot

3. Bấm vào Chế độ xem sơ đồ nút nằm trong Lượt xem phần của Power Pivot Trang Chủ chuyển hướng. Bạn sẽ thấy các tiêu đề cột của bảng được nhóm theo tên bảng.

tiêu đề cột được nhóm lại

4. Giờ đây, bạn có thể kéo và thả mã định danh trường duy nhất từ ​​bảng này sang bảng khác. Sau đây là sơ đồ mối quan hệ giữa bốn bảng của Mô hình Dữ liệu Excel:

sơ đồ mối quan hệ giữa bốn bảng

Sau đây mô tả mối liên kết giữa các bảng:

  • Bàn Học Sinh | ID sinh viên để bảng Lớp | thẻ học sinh
  • Bảng học kỳ | ID học kỳ để bảng Điểm | Học kỳ
  • Bảng Lớp Học | Lớp Số vào bảng Lớp | ID lớp

5. Bạn có thể tạo mối quan hệ bằng cách chọn một cặp cột giá trị duy nhất. Nếu có bất kỳ sự trùng lặp nào, bạn sẽ thấy lỗi sau:

bạn sẽ thấy lỗi sau

6. Bạn sẽ nhận thấy Ngôi sao ở một bên và một (1)

mặt khác trong Dạng xem sơ đồ của các mối quan hệ. Nó xác định rằng tồn tại mối quan hệ một-nhiều giữa các bảng. 7. Trên trình chỉnh sửa Power Pivot, bấm vào nút Thiết kế tab và sau đó chọn Quản lý mối quan hệ

để biết trường nào tạo kết nối.

Quản lý mối quan hệ trong Mô hình dữ liệu Excel

Tạo PivotTable bằng Mô hình Dữ liệu Excel

Giờ đây, bạn có thể tạo PivotTable hoặc PivotChart để trực quan hóa dữ liệu của mình từ Mô hình Dữ liệu Excel. Một sổ làm việc Excel có thể chỉ chứa một Mô hình Dữ liệu, nhưng bạn có thể tiếp tục cập nhật các bảng.

Liên quan: Khai thác dữ liệu là gì và nó có bất hợp pháp không?

Vì dữ liệu thay đổi theo thời gian nên bạn có thể tiếp tục sử dụng cùng một mô hình và tiết kiệm thời gian khi làm việc với cùng một tập dữ liệu. Bạn sẽ nhận thấy tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khi làm việc trên dữ liệu trong hàng nghìn hàng và cột. Để tạo báo cáo dựa trên PivotTable, hãy làm theo các bước sau: 1. Trên trình chỉnh sửa Power Pivot, bấm vào nút Trang Chủ

chuyển hướng. 2. TrênRuy-băng bấm vàoPivotTable

. 3. Chọn

bất kỳ một giữa Trang tính mới hoặc Trang tính hiện có.

Trên Ribbon, bấm vào PivotTable 4. ChọnVÂNG . Excel sẽ thêm một PivotTable điều đó sẽ hiển thị Danh sách các trường

ngăn bên phải.

Sau đây là chế độ xem tổng thể của bảng tổng hợp được tạo bằng cách sử dụng Mô hình Dữ liệu Excel cho dữ liệu sinh viên mẫu được sử dụng trong hướng dẫn này.  Bạn cũng có thể tạo các bảng tổng hợp hoặc biểu đồ chuyên nghiệp từ dữ liệu lớn bằng công cụ Mô hình dữ liệu Excel.

Sau đây là một cái nhìn toàn diện về một bảng tổng hợp

Chuyển đổi các tập dữ liệu phức tạp thành các báo cáo đơn giản bằng cách sử dụng mô hình dữ liệu của Excel

Mô hình dữ liệu Excel sử dụng các lợi ích của việc tạo mối quan hệ giữa các bảng để tạo ra các bảng tổng hợp hoặc biểu đồ có ý nghĩa cho mục đích báo cáo dữ liệu.

Bạn có thể liên tục cập nhật sổ làm việc hiện có và xuất bản báo cáo về dữ liệu được cập nhật. Bạn không phải chỉnh sửa công thức hoặc đầu tư thời gian vào việc cuộn qua hàng nghìn cột và hàng mỗi khi dữ liệu nguồn cập nhật.



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status