HomeTin học Văn phòngExcelCách tạo Chế...

Cách tạo Chế độ xem tạm thời trong Excel để cộng tác


Đôi khi bạn có chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp và làm việc trên chúng đồng thời không? Trong quá trình cộng tác, tính năng xem tạm thời trong Microsoft Excel có thể giúp tránh nhầm lẫn.


Cộng tác trong Microsoft Office là cách dễ dàng và thuận tiện nhất để chia sẻ tài liệu, nhưng nó cũng có thể gây mất tập trung. Những thay đổi liên tục có thể gây hiểu lầm khi cố gắng tập trung.

Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một dạng xem tạm thời bằng tính năng Dạng xem Trang tính trong Excel. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trong khi cộng tác.


Khái niệm cơ bản về tính năng Chế độ xem tạm thời và tính khả dụng của nó

Tính năng này có thể truy cập được và được lưu trữ bởi Microsoft Excel 365. Bạn có thể truy cập tính năng này từ Windows 10 và thậm chí các phiên bản cũ hơn như kiểu máy 2007; Truy cập web Excel cũng cung cấp quyền truy cập. Dưới đây là tổng quan về cách Chế độ xem Trang tính hoạt động trong Excel:

Đọc thêm  Cách bỏ bảo vệ Trang tính và Sổ làm việc Excel

  • Để truy nhập Dạng xem trang tính từ ứng dụng trên máy tính dành cho Excel, trước tiên bạn phải lưu nhật ký vào OneDrive, Sharepoint hoặc OneDrive for Business. Nếu không, nó sẽ không thể truy cập được.
  • Bạn có thể thay đổi bất kỳ ô nào bất kể bạn đang sử dụng dạng xem nào.
  • Tính năng này chỉ khả dụng cho một bảng tính đang hoạt động.
  • Ngay cả khi không cộng tác, tính năng tương tự vẫn có thể được sử dụng để tạo chế độ xem tùy chỉnh cho bạn và những người dùng khác.

Làm thế nào bạn có thể thực hiện chế độ xem tạm thời?

Khi bạn đã hiểu những điều cơ bản và khả năng truy cập của tính năng này, đã đến lúc tìm hiểu cách tạo chế độ xem trang tính tạm thời. Để sử dụng tính năng này, bạn cần có một bảng tính được chia sẻ.

  1. Trước tiên, hãy mở sổ làm việc được chia sẻ của bạn trên Excel và chọn trang tính mà bạn muốn tạo dạng xem tạm thời.
  2. Tìm kiếm tab Lượt xem trên thanh trên cùng và ở phía bên trái của hàng này, bạn sẽ thấy một phần có nhãn Chế độ xem trang tính. Bấm vào Mới mẻ.
  3. Khi bạn đã nhấp vào, bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy sự khác biệt trong cách sắp xếp trang tính của mình khi trình đơn thả xuống trên phần Sheet View sẽ cho biết Chế độ xem tạm thời.
    Đã mở trang tính excel có thể chia sẻ ở chế độ xem tạm thời

Cách sử dụng Chế độ xem tạm thời trong quá trình cộng tác

Khi bạn đã tạo một trang xem tạm thời, các chức năng và thay đổi liên quan đến tính năng này sẽ bao gồm:

  1. Nền của các tiêu đề trên các hàng và cột của trang tính của bạn sẽ chuyển sang màu đen.
  2. Dải băng thả xuống trên thanh dạng xem trang tính sẽ hiển thị Chế độ xem tạm thời.
  3. Khi bạn đặt con trỏ lên biểu tượng con mắt bên cạnh trang tính của mình, tên của trang tính hiện tại sẽ được hiển thị.
    Chế độ xem bảng tính tạm thời của Excel đang hiển thị biểu tượng con mắt bên cạnh tab trang tính hiện tại

Khi ở chế độ xem tạm thời, bạn có thể làm việc trên trang tính mà không bị những người dùng còn lại làm gián đoạn và có thể thực hiện các chỉnh sửa cũng như đánh giá nếu bạn là người duy nhất làm việc trên trang tính

Liên quan: Cách tạo nhiều danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel

Bạn có thể làm gì với Chế độ xem Trang tính?

Dưới đây là một số hành động đặc trưng trong Chế độ xem trang tính thuận tiện cho người dùng:

Lưu Chế độ xem tạm thời của bạn

Chế độ xem trang tính cho phép bạn lưu trang tính tạm thời của mình; không chỉ một sheet mà nhiều sheet. Để lưu trang tính tạm thời của bạn, bạn cần phải:

  1. Di chuyển con trỏ của bạn đến ruy-băng và trên phần Dạng xem trang tính, bấm Giữ.
  2. Chế độ xem sẽ được lưu dưới dạng Xem1 cho trang tính đầu tiên, sau đó nhấp vào Lối ra để lưu chế độ xem trang tính ban đầu.
  3. bạn có thể bấm Mới mẻ trên biểu tượng con mắt để tạo một chế độ xem tạm thời khác, bạn có thể lưu lại chế độ xem này bằng cách nhấp vào Lối ra. Trang tính này sẽ được lưu dưới dạng Xem2, và bạn có thể tiếp tục bao nhiêu tùy thích để tiết kiệm.
  4. Nếu bạn muốn đặt tên cho Chế độ xem Trang tính của mình, bạn có thể nhấp vào Tùy chọn trong dải băng dạng xem trang tính > Đổi tên > View1 và thay thế tên của nó.
    Đổi tên chế độ xem tạm thời của bảng tính Excel1

Rời khỏi hoặc chuyển đổi chế độ xem trang tính

Bạn có thể sử dụng phần Chế độ xem Trang tính để thay đổi định dạng chế độ xem thành một chế độ xem khác. Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống để thay đổi về mặc định bằng cách chỉ cần nhấp vào Lối ra biểu tượng.

Menu thả xuống phần Chế độ xem trang tính tạm thời của Bảng tính Excel view2

Những người dùng khác đang xem Chế độ xem trang tính

Bạn có thể lưu và sử dụng bất kỳ dạng xem nào bạn muốn trên trang tính mà bất kỳ ai cũng có thể xem. Họ cũng có thể tạo các dạng xem của riêng mình mà bạn cũng có thể truy cập và sử dụng. Trên phần Dạng xem trang tính của ruy-băng, bạn có thể chọn dạng xem bạn đã tạo.

Việc sử dụng tính năng này có thể tích cực và tiêu cực tùy thuộc vào người dùng truy cập vào chế độ xem. Bạn có thể sử dụng các chế độ xem do người khác lưu nhưng vẫn có rủi ro vì những người dùng khác có thể tự ý hoặc vô tình thay đổi chế độ xem.

Quản lý lượt xem trang tính

Bạn có thể quản lý quan điểm của bạn theo ý thích của bạn. Bạn có thể xóa, sao chép hoặc đổi tên một chế độ xem trang tính bằng cách di chuyển đến phần Chế độ xem trang tính và nhấp vào Tùy chọn. Bạn cũng có thể sắp xếp các chế độ xem trang tính của những người dùng khác bằng cùng một cửa sổ.

Đổi tên-Excel-bảng tính-tạm thời-view2-sheetview-options

Sử dụng dạng xem trang tính tạm thời cho phép bạn lưu các thay đổi của mình trong khi những người khác sử dụng trang tính cùng một lúc.

Lợi ích mà tính năng Sheet View trong Excel mang lại là gì

Bằng cách sử dụng dạng xem trang tính tạm thời, bạn có thể tạo và quản lý trang tính của mình nhanh hơn và dễ dàng hơn. Ngoài ra còn có những lợi thế bổ sung để sử dụng nó:

  • Bạn có thể tạo tối đa 256 trang tính tạm thời.
  • Mọi người có thể xem các thay đổi được thực hiện cho một ô trong chế độ xem trang tính ngay khi chúng được thực hiện.
  • Trình đơn thả xuống cho chế độ xem trang tính chỉ hiển thị các chế độ xem trang tính được mở trên trang tính đang hoạt động.
  • Tính năng này cũng cho phép bạn tạo các dạng xem tùy chỉnh cho chính mình và những người khác khi không cộng tác.
  • Bạn có thể di chuyển qua lại dễ dàng qua các trang tính sau khi lưu dữ liệu dạng xem tùy chỉnh.

Liên quan: Cách lọc trong Excel để hiển thị dữ liệu bạn muốn

Đây là tính năng thuận tiện nhất cho cộng tác

Với Chế độ xem trang tính, bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem của mình trong quá trình cộng tác trên trang tính mà không bị người dùng khác làm gián đoạn.

Hơn nữa, tính năng Sheet View cho phép bạn lọc ra tất cả dữ liệu bạn không cần và chỉ hiển thị thông tin quan trọng. Những người khác có thể làm tương tự mà không ảnh hưởng đến hành động của nhau trên trang tính.

Khi bạn hoàn thành một dạng xem, bạn có thể chọn xóa nó trong tab Tùy chọn. Ngoài ra, bạn có thể nhấp Shift/Ctrl + nhấp chuột trái theo thứ tự đó nếu bạn muốn xóa nhiều chế độ xem cùng một lúc.



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status