HomeTin học Văn phòngExcelCách tạo biểu...

Cách tạo biểu mẫu Excel cho bảng tính nhập dữ liệu


Nhập dữ liệu trên Excel là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt nếu bạn có nhiều cột và hàng tấn mục nhập. Nó cũng có thể gây nhầm lẫn cho những người dùng khác, đặc biệt nếu họ không quen thuộc với bảng tính của bạn.


Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể tạo các biểu mẫu để thực hiện nhiệm vụ này dễ dàng hơn không? Microsoft cho phép bạn hoặc bất kỳ ai khác thêm dữ liệu vào bảng tính của bạn thông qua biểu mẫu trong cửa sổ mới. Bằng cách đó, sẽ ít nhầm lẫn hơn về thông tin họ nên đưa vào tệp Excel.

Đọc tiếp và tìm hiểu cách tạo biểu mẫu cho bảng tính Excel của riêng bạn.


Chuẩn bị dữ liệu của bạn

chuẩn bị tiêu đề dữ liệu để tạo biểu mẫu trên Microsoft Excel

Trước khi bạn bắt đầu xây dựng biểu mẫu của mình, trước tiên bạn phải chuẩn bị dữ liệu bạn sẽ cần. Ví dụ: nếu bạn đang tạo danh sách điểm danh của sinh viên, trước tiên bạn phải viết thông tin bạn sẽ yêu cầu từ họ vào các cột.

Ví dụ: bạn cần có họ, tên, mã số sinh viên, địa chỉ email và khóa học; sau đó, bạn nên liệt kê những thứ này dọc theo hàng trên cùng. Các mục này sẽ biểu thị các cột nơi dữ liệu mà học sinh của bạn nhập sẽ được tổng hợp bên dưới.

Nếu bạn định yêu cầu học sinh của mình nhập thông tin chi tiết theo cách thủ công, họ sẽ phải cuộn xuống cuối tệp Excel để tìm một hàng trống. Và nếu bạn đang yêu cầu nhiều thông tin, chẳng hạn như đối với một cuốn kỷ yếu, thì bất kỳ sinh viên nào cũng có thể dễ dàng bỏ qua một ô, dẫn đến dữ liệu không đầy đủ.

Chèn một biểu mẫu đơn giản

mở cửa sổ biểu mẫu trong Excel

Khi bạn đã chuẩn bị tất cả các tiêu đề cột của mình, bây giờ bạn có thể bắt đầu tạo biểu mẫu. Để làm như vậy, hãy chọn một trong các tiêu đề cột. đi đến Thanh tìm kiếm ở phần trên cùng của cửa sổ Excel và gõ Mẫu đơn. Trong kết quả tìm kiếm, bên dưới hành độngbấm vào Mẫu đơn.

Một Microsoft Excel cửa sổ cảnh báo sẽ bật lên, xác nhận xem bạn có muốn sử dụng hàng đã chọn làm nhãn biểu mẫu hay không. Nếu bạn đã làm như vậy, bấm vào VÂNG. Nếu không, hãy nhấp vào Hủy bỏchọn tiêu đề cột bạn muốn sử dụng làm nhãn biểu mẫu và lặp lại các bước được nêu trong đoạn trước.

Lỗi cảnh báo lựa chọn cửa sổ biểu mẫu

Sau khi nhấn VÂNG, một cửa sổ biểu mẫu sẽ xuất hiện và thế là xong! Bây giờ bạn có thể tự do bắt đầu nhập dữ liệu.

Nếu bạn định sử dụng công cụ này thường xuyên, bạn có thể thêm phím tắt cho tính năng này trong Thanh công cụ truy cập nhanh của mình. quay trở lại Thanh tìm kiếm và gõ vào Mẫu đơn lần nữa. Nhưng thay vì nhấp chuột trái vào Mẫu đơn kết quả, nhấp chuột phải thay vào đó để hiển thị menu ngữ cảnh.

Lựa chọn Thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh, và bạn sẽ thấy Biểu tượng biểu mẫu xuất hiện trong đó. Vì vậy, lần tới khi bạn cần kéo công cụ biểu mẫu lên, tất cả những gì bạn cần là nhấp vào nút tắt.

Thêm dữ liệu mới

cửa sổ nhập biểu mẫu mới để thêm dữ liệu

Với cửa sổ biểu mẫu đang mở, bạn sẽ thấy thông tin cần nhập vào cơ sở dữ liệu của mình. Điền vào tất cả các trường trống và sau khi hoàn tất, nhấp vào Mới mẻ. Dữ liệu bạn đã nhập sẽ tự động điền vào phần dưới cùng của bảng và bạn sẽ có một biểu mẫu trống mới sẵn sàng hoạt động.

Trong trường hợp lỡ tay lưu nhầm dữ liệu, bạn có thể quay lại và thay đổi. Duyệt đến mục bạn muốn thay đổi bằng cách nhấn Tìm trước đó hoặc Tìm tiếp theo nút. Khi bạn đã đến mục bạn muốn chỉnh sửa, chỉ cần thay đổi thông tin trên trường liên quan.

Khi bạn đã sửa xong, hãy nhấp vào Mới mẻ hoặc nhấn đi vào trên bàn phím của bạn để thực hiện các thay đổi. Nhưng nếu bạn mắc lỗi đánh máy và muốn khôi phục mục nhập trước đó, hãy nhấp vào Khôi phục thay thế. Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn không thể hoàn tác các thay đổi bằng Khôi phục sau khi bạn đã thực hiện các thay đổi.

Duyệt các mục nhập với cửa sổ biểu mẫu

tìm kiếm các mục thông qua cửa sổ biểu mẫu

Bây giờ bạn đã có một số mục trong bảng tính của mình, bạn có thể sử dụng chính cửa sổ biểu mẫu để duyệt dữ liệu của mình. Gần góc trên cùng bên phải của cửa sổ, bạn sẽ thấy số sê-ri của dữ liệu hiện tại.

Nếu bạn muốn xem các mục trước hoặc sau lựa chọn hiện tại, bạn có thể sử dụng cách đã đề cập trước đó Tìm trước đóTìm tiếp theo nút. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thanh cuộn để chuyển qua nhiều mục một cách nhanh chóng.

Để tìm kết quả cụ thể, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm của cửa sổ biểu mẫu. Để truy cập nó, bấm vào Tiêu chuẩn nút ngay bên dưới, Tìm tiếp theo. Nhập thông tin bạn muốn tìm kiếm vào trường liên quan, sau đó nhấn đi vào trên bàn phím của bạn.

Liên quan: Cách sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế tìm kiếm trong Excel

Sau đó, cửa sổ sẽ hiển thị cho bạn hàng tiếp theo với thông tin thích hợp. Để duyệt qua các kết quả khác, hãy nhấp vào một trong hai Tìm trước đó hoặc Tìm tiếp theo.

Bạn cũng có thể sử dụng các công thức và công cụ sửa đổi để tìm kiếm nâng cao hơn. Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện dấu hoa thị để tìm kiếm một phần của bản ghi. Tương tự như vậy, bạn cũng có thể sử dụng lớn hơn hoặc ít hơn dấu hiệu để tìm kiếm các giá trị số hoặc ngày.

Ví dụ: nếu bạn muốn tìm sinh viên tham gia khóa học BA, bạn có thể nhập BA* vào trường thích hợp. Cửa sổ biểu mẫu sẽ chỉ hiển thị những sinh viên từ bảng tính của bạn đang lấy bằng cử nhân.

Tránh các mục trống

thêm bộ giới hạn xác thực dữ liệu để đảm bảo các mục nhập hợp lệ

Bạn cũng có thể ngăn các mục vô tình để trống bằng cách thêm bằng cách sử dụng chức năng Xác thực dữ liệu. Để làm điều này, trước tiên bạn cần chọn bảng mà bạn sẽ nhập dữ liệu. Sau đó bạn nên đi đến Dữ liệu > Xác thực dữ liệu.

Các Xác nhận dữ liệu cửa sổ sau đó sẽ mở ra. bên trong Cài đặt tab, dưới Cho phép menu thả xuống, chọn Độ dài văn bản. Sau đó dưới Dữ liệu menu thả xuống, chọn lớn hơn. Cuối cùng, dưới sự tối thiểu trường, đầu vào 1. Nhấn VÂNG.

Chức năng này ngăn người dùng chỉ nhập một ký tự vào bất kỳ trường nào, đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ được điền đầy đủ.

Liên quan: Cách nhập dữ liệu từ biểu mẫu Microsoft Word sang bảng tính Excel

Một cách nhanh chóng và dễ dàng để điền vào cơ sở dữ liệu lớn

Nếu bạn thường xuyên bỏ lỡ thông tin trên bảng tính của mình hoặc nhập sai dữ liệu vào các cột, thì đã đến lúc bạn nên tạo một biểu mẫu cho chính mình. Giải pháp nhanh chóng và dễ dàng này sẽ đảm bảo rằng bạn có được cơ sở dữ liệu chính xác.

Mặc dù ví dụ trên chỉ hiển thị năm mục, nhưng nếu bạn đang làm việc trên nhiều mục, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu nhân viên của công ty, thì bạn sẽ đánh giá cao tính năng này trên Excel. Bằng cách cung cấp cho bạn một cửa sổ độc lập để nhập thông tin, bạn có thể tránh bị lác mắt với hàng trăm, nếu không muốn nói là hàng nghìn mục nhập trong khi vẫn đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác và chính xác.



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

Đọc thêm  Cách dễ dàng trích xuất bảng từ PDF
spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status