Cho dù bạn có một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn đa quốc gia khổng lồ, bạn cần hiểu công ty của mình phát triển như thế nào. Do đó, bạn nên theo dõi tình hình tài chính của công ty mình bằng cách xem xét các báo cáo tài chính khác nhau.
Ví dụ, Báo cáo thu nhập cho biết cách tổ chức kiếm tiền và tiêu tiền. Ngoài ra, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho phép bạn xem bạn có bao nhiêu tiền mặt, cho phép bạn lập ngân sách cho các khoản chi tiêu của mình một cách chính xác.
Cuối cùng là bảng cân đối kế toán, đây cũng là một trong những báo cáo tài chính cơ bản. Dưới đây là hướng dẫn nhanh để giúp bạn tự tạo trong Microsoft Excel.
Bảng cân đối kế toán là gì và tại sao bạn cần một bảng cân đối kế toán?
Bảng cân đối kế toán sẽ cho bạn thấy bảng phân tích tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của công ty bạn. Chỉ cần nhìn thoáng qua, bạn sẽ thấy công ty có được bao nhiêu phần trăm từ lợi nhuận giữ lại, vốn chủ sở hữu và các khoản vay.
Với thông tin này trong tay, bạn có thể tính toán lợi tức đầu tư và các tỷ lệ tài chính khác nhau của nó. Sau đó, bạn có thể so sánh các giá trị này với các công ty tương tự trong cùng ngành. Điều này sẽ cho bạn biết doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào so với các công ty cùng ngành trong ngành.
1. Chọn Thời Gian Đắp
Cũng như các báo cáo tài chính khác, bạn phải chọn một khoảng thời gian để kiểm tra. Thông thường, điều này bắt đầu vào ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12.
Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn một khoảng thời gian khác để tính toán, được gọi là năm tài chính, bắt đầu vào ngày 1 tháng 10 và kết thúc vào ngày 30 tháng 9. Xin lưu ý rằng bất kỳ khoảng thời gian nào bạn sử dụng ở đây đều phải nhất quán trong các báo cáo khác của bạn.
2. Chuẩn bị tài khoản của bạn
Để tránh rắc rối khi phải lục lại hồ sơ khi lập bảng cân đối kế toán, bạn nên chuẩn bị trước. Đảm bảo bạn có sẵn báo cáo lưu chuyển tiền tệ, sao kê ngân hàng, sao kê tài khoản khoản vay và số dư thẻ tín dụng.
Trước khi bắt đầu, bạn cần biết giá trị của tài sản và hàng tồn kho hiện có. Đừng quên bao gồm số tiền bạn bỏ ra để bắt đầu kinh doanh, cũng như các khoản đầu tư của những người và tổ chức khác.
3. Tạo tệp Excel
Sau khi bạn biết khoảng thời gian bạn đang theo dõi và có các giá trị bạn cần, đã đến lúc tạo tệp Excel. Mở một tệp mới trên Microsoft Excel. đưa vào [Company Name] Bảng cân đối kế toán tại ô A1 để dễ nhận biết.
Để lại một số khoảng trống để định dạng, sau đó trên cột đầu tiên của hàng thứ ba, hãy viết Tài sản. Đây là phần bạn sẽ nhập các giá trị cho mọi thứ mà công ty bạn có. Sau đó, trên cột thứ ba của cùng một hàng, hãy viết năm tài chính bạn đang che đậy.
Sau Nội dung, bạn phải tạo tương ứng Nợ và vốn chủ sở hữu tiết diện. Nợ phải trả đề cập đến số tiền mà công ty nợ bên thứ ba, bao gồm ngân hàng, nhà cung cấp, chủ nhà và chính phủ.
Mặt khác, Vốn chủ sở hữu đề cập đến số tiền mà chủ sở hữu huy động được cho doanh nghiệp, cộng với bất kỳ khoản thu nhập nào mà nó giữ lại trong tài khoản của mình. Các giá trị này trong hai phần này phải bằng số tiền được ghi dưới tài sản – do đó có thuật ngữ Bảng cân đối kế toán.
Tuy nhiên, trước khi tạo phần Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu, trước tiên bạn nên đặt các danh mục con cho Tài sản. Bằng cách này, bạn sẽ gặp ít rắc rối hơn với việc định dạng.
4. Chèn danh mục của bạn
Tài sản
Mỗi doanh nghiệp và ngành sẽ có các danh mục phụ Tài sản riêng. Tuy nhiên, đây là những phần điển hình mà hầu hết các công ty đều có: Tài sản lưu động, Tài sản cố định hoặc dài hạnvà Các tài sản khác. Chúng sau đó được chia nhỏ thành các loại nhỏ.
Tài sản hiện tại là tài sản bạn có thể thanh lý nhanh chóng. Đây thường là tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho và các khoản đầu tư ngắn hạn. Mặt khác, Tài sản cố định hoặc Tài sản dài hạn khó chuyển đổi thành tiền tệ hơn. Đây có thể là bất động sản, Thiết bị văn phòng, Đầu tư dài hạnvà hơn thế nữa.
Tài sản khác thường là những mục nhỏ không thể dễ dàng xác định theo tài sản ngắn hạn hoặc dài hạn. Chúng có thể bao gồm Chi phí trả trước (như đăng ký), Tài sản thuế hoãn lại (như tiền hoàn lại), và Tạm ứng nhân viên.
Mặc dù các danh mục này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp, nhưng công ty của bạn có thể có một danh mục tài sản duy nhất, vì vậy bạn nên xem lại các hoạt động của mình trước khi coi đây là danh mục cuối cùng.
Nợ phải trả & Vốn chủ sở hữu
Tương tự như Tài sản, Nợ phải trả & Vốn chủ sở hữu có ba danh mục con chính: Nợ ngắn hạn, Sự tin cậy dài lâuvà Vốn chủ sở hữu. Như thuật ngữ gợi ý, các khoản nợ ngắn hạn là các nghĩa vụ mà công ty phải đáp ứng trong một năm hoặc trong một chu kỳ hoạt động (trong đó một chu kỳ hoạt động đề cập đến thời gian cần thiết để hàng tồn kho được chuyển đổi thành doanh thu).
Nợ ngắn hạn có thể bao gồm các khoản phải trả cho nhà cung cấp và người cho thuê, khoản vay ngắn hạn từ ngân hàng và chủ nợ, thuế thu nhập, tiền lương phải trả, hàng hóa và dịch vụ trả trước, và phần nợ dài hạn hiện tại.
Trong Nợ dài hạn, bạn sẽ tìm thấy Nợ dài hạn, Thuế thu nhập hoãn lạivà Lợi ích quỹ hưu trínếu pháp luật yêu cầu.
Cuối cùng, Vốn chủ sở hữu bao gồm Vốn chủ sở hữu, là số tiền bạn đưa vào kinh doanh. Nếu bạn đang điều hành một công ty, cả phần này và phần phụ của nó đều được gọi là Vốn chủ sở hữu thay thế.
Bạn cũng sẽ tìm thấy lợi nhuận giữ lại trong phần vốn chủ sở hữu, là số tiền mà doanh nghiệp kiếm được trong kỳ trừ đi cổ tức đã trả.
5. Thêm giá trị của bạn
Trong Nội dung, hãy thêm các giá trị cho từng danh mục con để biết bạn có bao nhiêu cho mỗi phần. Sau đó, bạn cần cộng từng tổng phụ để có được tổng giá trị tài sản của công ty mình.
Tương tự như vậy, bạn cũng nên thêm các giá trị cho từng danh mục con Trách nhiệm pháp lý và Vốn chủ sở hữu để tìm xem có bao nhiêu tài sản của công ty bạn là từ các chủ nợ, chủ sở hữu và thu nhập.
Hãy lưu ý rằng tổng giá trị cho phần Tài sản và phần Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu phải khớp nhau. Nếu không, có thể đã có lỗi trong kế toán của bạn.
6. Một số công thức hữu ích
Bạn có thể sử dụng các giá trị bạn tìm thấy trong bảng cân đối kế toán để xem xét các tỷ số tài chính của nó. Các công thức này đánh giá hiệu suất kinh doanh của bạn và có thể được sử dụng để so sánh với các công ty tương tự khác trong cùng ngành.
Tỷ lệ nợ
Đây là tỷ lệ phần trăm nợ của công ty được đo lường so với tài sản của nó. Công thức cho điều này là Tổng nợ / Tổng tài sản. Nếu bạn nhận được giá trị lớn hơn 100%, điều đó có nghĩa là khoản nợ của nó lớn hơn tất cả tài sản của nó. Các tỷ lệ cao cũng có nguy cơ vỡ nợ cao hơn—nhưng giá trị này khác nhau giữa các ngành.
Giống như bất động sản và tiện ích, các doanh nghiệp sử dụng nhiều vốn thường có giá trị tỷ lệ nợ trung bình cao hơn so với các công ty hoạt động trong ngành dịch vụ.
Tỉ lệ hiện tại
Giá trị này cho thấy khả năng thanh toán các khoản vay ngắn hạn bằng tài sản lưu động của một công ty. Điều này được tính toán bởi chia tài sản hiện tại cho nợ ngắn hạn. Nếu giá trị bạn nhận được ở đây dưới 0, thì có nguy cơ một công ty có thể vỡ nợ đối với các khoản vay ngắn hạn do thiếu thanh khoản.
Vôn lưu động
Khi bạn trừ các khoản nợ hiện tại của công ty từ tài sản hiện tại của nó, bạn có được vốn lưu động. Số tiền này cho biết công ty có bao nhiêu tiền mặt và tương đương tiền mặt sau khi trả hết các nghĩa vụ hiện tại.
Nếu có sự khác biệt tích cực đáng kể giữa hai điều này, công ty có thể dễ dàng phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh. Nhưng nếu nó gần bằng 0, hoặc thậm chí là âm, thì nó có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản vay và nợ của mình, hoặc tệ hơn là có thể bị phá sản.
Tỷ lệ tài sản trên vốn chủ sở hữu
Tỷ lệ tài sản trên vốn chủ sở hữu (A/E) được tính bằng chia tổng vốn chủ sở hữu cho tổng tài sản. Công thức này cho thấy số tiền công ty được tài trợ bởi các chủ sở hữu so với số tiền được tài trợ thông qua các khoản vay.
Một công ty có tỷ lệ A/E cao có thể cho thấy phần lớn nguồn tài chính của công ty đến từ chủ sở hữu, nghĩa là công ty không có nhiều nghĩa vụ phải trả. Ngược lại, tỷ lệ A/E thấp có nghĩa là phần lớn tài sản của nó đến từ các khoản vay hoặc tín dụng.
Nếu công ty có dòng tiền nhất quán, tỷ lệ A/E thấp sẽ ít ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của công ty. Tuy nhiên, nó khiến nó dễ bị ảnh hưởng bởi giá cả, lãi suất và những thay đổi mạnh mẽ, khiến họ mất nhiều thời gian hơn để phản ứng.
Nơi tìm mẫu bảng cân đối kế toán
Mặc dù bây giờ bạn có thể biết cách tạo bảng cân đối kế toán, nhưng đôi khi tốt hơn là tìm một mẫu để làm theo. Bạn có thể làm điều đó trong Excel bằng cách nhấp vào Tệp. Chuyển đến tab Mới, sau đó trong Thanh tìm kiếm, nhập Bảng cân đối kế toán. Sau khi tìm kiếm nhanh, Excel sẽ cung cấp cho bạn ít nhất ba mẫu mà bạn có thể sử dụng.
Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập Vertex42, FreshBooks hoặc Wise.com để tải xuống mẫu từ trang web của họ.
Theo dõi doanh nghiệp của bạn
Bất kể bạn kinh doanh gì, bạn nên theo dõi xem nó đang diễn ra như thế nào. Bằng cách đó, bạn sẽ không mù quáng và đưa ra quyết định mà không có số liệu để hỗ trợ bạn. Xét cho cùng, một doanh nhân giỏi nên nắm rõ hoạt động kinh doanh của họ như lòng bàn tay.
Tài liệu Bảng cân đối kế toán, Báo cáo thu nhập và Lưu chuyển tiền tệ chỉ là một số tài liệu cần thiết mà bạn cần để theo dõi tài chính của mình. Nhưng khi công việc kinh doanh của bạn phát triển và vấn đề tài chính trở nên phức tạp, hãy thuê một nhân viên kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo bạn tính đúng tất cả các con số của mình.
