HomeTin học Văn phòngExcelCách sử dụng...

Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel


Xác thực dữ liệu trong Excel cho phép bạn kiểm soát những gì người dùng có thể nhập vào một ô. Tìm hiểu cách sử dụng Xác thực dữ liệu và thậm chí tạo danh sách thả xuống với nó.


Xác thực dữ liệu trong Excel là gì?

Tính năng Xác thực dữ liệu trong Excel cho phép bạn chỉ định loại dữ liệu nào người dùng có thể nhập vào một ô. Với Xác thực dữ liệu, bạn có thể tạo danh sách thả xuống gồm các giá trị của mình để người dùng lựa chọn hoặc đặt giá trị tối thiểu và tối đa cho dữ liệu họ có thể nhập, v.v.

Xác thực dữ liệu trong Excel cũng cho phép bạn hiển thị cảnh báo và thông báo đầu vào để thông báo cho người dùng về những gì họ có thể nhập vào một ô nhất định. Xác thực dữ liệu về bản chất là đơn giản, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để xác thực đầu vào của người dùng bằng các công thức tùy chỉnh của riêng bạn.

Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel

Cơ bản của việc sử dụng Xác thực dữ liệu là bạn chọn (các) ô mà bạn muốn xác thực dữ liệu, sau đó tạo quy tắc Xác thực dữ liệu cho chúng. Để hiển thị hộp thoại Xác thực dữ liệu:

Đọc thêm  Cách xóa các hàng trống trong Excel một cách dễ dàng

  1. Chọn (các) ô của bạn.
  2. Từ Ruy-băngđi đến Dữ liệu chuyển hướng.
  3. Bấm vào Xác nhận dữ liệu.

Microsoft Excel cung cấp nhiều tùy chọn để lựa chọn, vì vậy trước khi bắt đầu, chúng ta hãy xem nhanh những gì bạn sẽ làm việc với.

Chọn từ các kiểu dữ liệu

Trong hộp thoại Xác thực dữ liệu, tab đầu tiên được gắn nhãn Cài đặt và chứa tiêu chí xác thực. Đây là nơi bạn sẽ tạo quy tắc xác thực dữ liệu.

Bạn có thể kiểm soát loại dữ liệu mà ô của mình sẽ chấp nhận bằng cách chọn dữ liệu đó từ danh sách thả xuống bên dưới Cho phép.

Microsoft Excel cung cấp nhiều lựa chọn cho bạn (chẳng hạn như ngày, giờ, văn bản, số nguyên, danh sách, v.v.). Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng công thức của riêng mình bằng cách chọn Tập quán từ danh sách thả xuống.

Có rất nhiều loại dữ liệu mà bạn có thể chọn hoặc chỉ cần thêm công thức tùy chỉnh của riêng mình.

Phần thứ hai của tab Cài đặt là xác định các điểm cực trị và quyết định cách thức hoạt động của quy tắc Xác thực dữ liệu đối với điểm cực trị này.

Chẳng hạn, sau khi chọn giữa, bạn có thể chọn mức tối thiểu và tối đa và nếu người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, Excel sẽ không chấp nhận.

Thêm một tin nhắn đầu vào

Bạn có thể thêm một Tin nhắn đầu vào để thông báo cho người dùng về quy tắc Xác thực dữ liệu bằng thông báo tùy chỉnh khi họ chọn ô. Việc thêm một thông báo đầu vào là tùy chọn, nhưng bạn nên thêm một thông báo để người dùng biết ô đang dự đoán điều gì.

Thêm một thông báo đầu vào là một ý tưởng tốt.

Tạo thông báo lỗi

Trong tab Cảnh báo lỗi, bạn quyết định cách áp dụng quy tắc xác thực dữ liệu. Có ba kiểu cảnh báo mà bạn có thể chọn. Những phong cách này cũng có các chức năng khác nhau:

Dừng lại: Kiểu cảnh báo này ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào ô. Người dùng có thể thử lại và nhập dữ liệu hợp lệ.

Cảnh báo: Kiểu cảnh báo này cảnh báo người dùng rằng dữ liệu họ đã nhập không hợp lệ, nhưng vẫn cho phép họ nhập dữ liệu đó. Cửa sổ cảnh báo cung cấp ba lựa chọn cho người dùng: Đúng (để nhập dữ liệu không hợp lệ), Không (để chỉnh sửa dữ liệu không hợp lệ) và Hủy bỏ (để xóa dữ liệu không hợp lệ).

Thông tin: Giống như kiểu cảnh báo Cảnh báo, kiểu cảnh báo Thông tin không làm gì để ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ và chỉ thông báo cho họ. Kiểu cảnh báo này cung cấp hai lựa chọn cho người dùng: VÂNG (để nhập dữ liệu không hợp lệ) và Hủy bỏ (để xóa dữ liệu không hợp lệ).

Có ba loại cảnh báo lỗi.

Bạn cũng có thể tắt hoàn toàn cảnh báo bằng cách bỏ chọn Hiển thị thông báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ Tùy chọn. Tuy nhiên, làm điều này sẽ làm suy yếu toàn bộ điểm xác thực dữ liệu, vì quy tắc Xác thực dữ liệu sẽ tồn tại nhưng sẽ không thực thi theo bất kỳ cách nào.

Ví dụ về xác thực dữ liệu: Tạo danh sách thả xuống trong Excel

Bây giờ, để tổng hợp mọi thứ bạn đã học, hãy sử dụng Xác thực dữ liệu để tạo danh sách thả xuống.

Danh sách thả xuống là một cách tuyệt vời để buộc người dùng chọn một mục từ danh sách mà bạn cung cấp cho họ, thay vì nhập các giá trị của riêng họ.

Điều này làm tăng tốc độ nhập dữ liệu và cũng giảm khả năng người dùng mắc lỗi khi nhập dữ liệu. Bạn có thể tạo danh sách thả xuống với Xác thực dữ liệu.

Danh sách thả xuống khác với danh sách tùy chỉnh. Bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh trong Excel để lưu trữ dữ liệu bạn thường sử dụng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về danh sách tùy chỉnh, hãy đọc bài viết của chúng tôi về cách tạo danh sách tùy chỉnh trong Excel.

Trong ví dụ này, giả sử chúng ta có một danh sách tên sinh viên và chúng ta sẽ chọn các khóa học của họ từ danh sách thả xuống. Trước tiên, hãy tạo một bảng tên:

  1. Lựa chọn ô A1 và gõ “TÊN”.
  2. Trong các ô bên dưới, hãy thêm một loạt tên.
  3. Di con trỏ của bạn dưới tiêu đề cột (tức là Một) và nhấp vào nó khi con trỏ trở thành mũi tên. Thao tác này sẽ chọn toàn bộ cột.
    Nhấp vào tiêu đề cột để chọn toàn bộ cột.

  4. đi đến Chèn tab và sau đó bấm vào Cái bàn.
  5. Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề và sau đó bấm VÂNG. Tùy chọn này sẽ liệt kê ô trên cùng (tức là TÊN) làm tiêu đề bảng.

Tiếp theo, hãy tạo một bảng cho các khóa học mà người dùng sẽ có thể chọn một khóa học cho mỗi sinh viên.

  1. Lựa chọn ô B1 và gõ “KHÓA HỌC”.
  2. Chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp chuột phải dưới tên cột (giống như bảng trước).
  3. đi đến Chèn tab và sau đó chọn Cái bàn để tạo một bảng.
  4. Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề và sau đó bấm VÂNG.

Bạn cũng có thể cung cấp một số màu sắc cho các bảng của bạn.

Bây giờ bạn đã có bảng cho các khóa học, đã đến lúc cung cấp danh sách các khóa học.

  1. Nhấp vào dấu cộng bên cạnh Sheet1 để tạo một trang tính mới.
  2. Trong trang tính mới, hãy nhập tên của các khóa học vào một cột.

Liên quan: Cách làm việc với các tab trang tính trong Excel

Cuối cùng, hãy sử dụng Xác thực dữ liệu để tạo danh sách thả xuống của các khóa học.

  1. Chọn các ô trong cột KHÓA HỌC.
  2. đi đến Dữ liệu tab và sau đó bấm vào Xác nhận dữ liệu.
  3. bên trong Cài đặt tab, dưới Cho phépchọn Danh sách.
  4. Nhấn vào Nguồn hộp.
  5. Chuyển đến Trang tính 2 và chọn các ô chứa tên khóa học (A1:A5 trong ví dụ này).

Đến đây, bạn đã tạo quy tắc Xác thực dữ liệu. Nếu bạn muốn làm điều này một cách triệt để, bạn nên thêm một thông báo đầu vào.

  1. Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu, hãy chuyển đến Tin nhắn đầu vào chuyển hướng.
  2. Nhập tiêu đề và sau đó nhập thông báo tùy chỉnh.

Tạo một thông báo đầu vào để thông báo cho người dùng.

Cuối cùng, hãy thực thi quy tắc Xác thực dữ liệu này. Mặc dù chúng tôi đã cung cấp một danh sách để người dùng chọn dữ liệu, nhưng vẫn có thể nhập dữ liệu khác vào ô. Để ngăn chặn điều này, bạn nên tạo một Cảnh báo lỗi.

  1. Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu, hãy chuyển đến Cảnh báo lỗi chuyển hướng.
  2. Đặt Phong cách đến Dừng lại. Bằng cách này, người dùng sẽ chỉ có thể nhập những gì trong danh sách.
  3. Nhập một Tiêu đề và sau đó nhập một Thông báo lỗi. Bạn cũng có thể để trống.
  4. Khi bạn đã thiết lập xong, hãy nhấp vào VÂNG trong cửa sổ Xác thực dữ liệu.

Tạo một cảnh báo lỗi để thực thi pháp luật.

Đó là nó! Đi trước và kiểm tra kết quả của bạn. Nhấp vào ô phía trước mỗi tên và xem danh sách thả xuống mà bạn vừa tạo. Hoặc thử nhập dữ liệu không hợp lệ để nhận được Cảnh báo Lỗi.

Bạn đã tạo một danh sách gọn gàng với Xác thực dữ liệu trong Excel.

Cảnh báo Lỗi hoạt động bình thường.

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để tạo danh sách thả xuống. Để có hướng dẫn sâu hơn, hãy đọc bài viết của chúng tôi về danh sách thả xuống trong Excel.

Kiểm soát dữ liệu trong tài liệu Excel của bạn

Bây giờ bạn đã học được kiến ​​thức cơ bản về Xác thực dữ liệu, bạn có thể tối đa hóa độ chính xác khi nhập dữ liệu từ người dùng của mình hoặc đơn giản hóa việc nhập dữ liệu bằng danh sách thả xuống. Bạn đã học cách sử dụng một tính năng hữu ích của Excel, nhưng vẫn còn nhiều điều phải học.



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status