HomeTin học Văn phòngExcelCách sử dụng...

Cách sử dụng Theo dõi thay đổi trong Microsoft Excel


Theo dõi các thay đổi trên bảng tính Excel của bạn giúp người khác cập nhật hoặc xem lại tệp của bạn dễ dàng hơn. Nó cũng có ích khi bạn muốn theo dõi tất cả những thay đổi được thực hiện đối với nó. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy lệnh theo dõi thay đổi trong tab Xem lại của các phiên bản cũ hơn của Microsoft Excel. Tuy nhiên, bạn và nhóm của bạn có thể gặp khó khăn khi thiết lập chúng trên các phiên bản mới hơn.


Vậy làm thế nào để bạn làm cho tính năng theo dõi thay đổi có sẵn trên các phiên bản Microsoft Excel mới hơn? Đây là một hướng dẫn để giúp bạn ra ngoài.


Kích hoạt tính năng theo dõi thay đổi trong Microsoft Excel

Tính năng theo dõi thay đổi bị tắt theo mặc định trong Microsoft Excel. Điều này có nghĩa là bước đầu tiên để theo dõi các thay đổi của bạn sẽ là kích hoạt tính năng này. Đây là cách bạn làm điều đó.

Đọc thêm  Cách tạo biểu đồ nhật ký và bán nhật ký trong Excel

  1. đi đến Ôn tập tab > Theo dõi thay đổi > Làm nổi bật các thay đổi > Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa.
    Chọn Theo dõi thay đổi trên Microsoft Excel

  2. Ở dưới cái Theo dõi thay đổi menu thả xuống, chọn Làm nổi bật các thay đổi.
    Chọn Đánh dấu các thay đổi trên Microsoft Excel

  3. Khi mà Làm nổi bật các thay đổi hộp thoại mở ra, chọn Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa.

Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa giúp bạn dễ dàng chỉ định các tình huống mà sổ làm việc của bạn có thể được chia sẻ. Đó là lý do tại sao bạn sẽ thấy “Ai” và “Khi nào” tùy chọn. Vì lợi ích của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng cài đặt mặc định, vì vậy:

  1. chọn Khi nào hộp kiểm, đặt nó thành Tất cả các, và sau đó đi đến Ai hộp kiểm và đặt nó thành Mọi người.
  2. Sau đó, chọn các Làm nổi bật các thay đổi trên màn hình hộp kiểm.
  3. Sau đó, cuối cùng nhấp vào VÂNG.

Ở đó bạn có nó. Theo dõi thay đổi trong Microsoft Excel hiện đã được bật. Điều này có nghĩa là bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với sổ làm việc của mình sẽ được đánh dấu. Cũng cần lưu ý rằng bạn chỉ có thể theo dõi các thay đổi trên một tệp đã lưu.

Liên quan: Cách khóa ô trong Excel

Thực hiện thay đổi theo dõi trong Microsoft Excel

Giờ đây, chúng tôi đã bật theo dõi các thay đổi, bạn có thể bắt đầu thực hiện các thay đổi của mình trên bất kỳ ô hoặc nhóm ô Microsoft Excel nào. Chẳng hạn, trong dự án giả định bên dưới, chúng tôi đã thực hiện các thay đổi trong ô C4 từ “Phát triển phần mềm” thành “CNTT”.

Vì vậy, khi con trỏ di chuyển qua ô đã thay đổi, một thông báo sẽ bật lên. Thông báo này cho biết thay đổi nào đã được thực hiện, ai đã thực hiện và khi nào thực hiện.

Thực hiện thay đổi trong Microsoft Excel

Sổ làm việc hỗ trợ theo dõi sẽ luôn hiển thị các đường viền màu lam và một hình tam giác nhỏ màu lam ở phía trên bên trái của ô đã chỉnh sửa. Nếu bạn có nhiều người đánh giá, Microsoft Excel sẽ gán cho mỗi người trong số họ một màu theo dõi khác nhau.

Trong trường hợp này, sổ làm việc được theo dõi không thể được bảo vệ vì nhiều người đã được cấp quyền truy cập. Có các tùy chọn khác mà bạn không thể truy cập sau khi Theo dõi thay đổi tính năng đang bật. Hãy nhớ rằng bạn phải đăng sổ làm việc ở một vị trí được chia sẻ để bạn có thể nhận các chỉnh sửa từ những người khác.

Liên quan: Cách kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Excel

Nhận danh sách các thay đổi được theo dõi trên một trang tính riêng

Bạn cũng có thể xem các Thay đổi được theo dõi lịch sử trên một bảng tính riêng biệt. Danh sách này bao gồm tất cả các thay đổi được thực hiện đối với trang tính của bạn. Điều này bao gồm nội dung ô trước đó (một giá trị cũ), nội dung ô hiện tại và giá trị mới.

Dưới đây là cách nhận danh sách các thay đổi được theo dõi của bạn.

  1. trên tab đánh giá > Theo dõi thay đổi > Làm nổi bật các thay đổi.
  2. Điều này sẽ mở Làm nổi bật các thay đổi hộp thoại. Đánh dấu vào ô bên cạnh nhãn Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mớivà bấm VÂNG.
    Hộp thoại List Changes On New Sheet trên Microsoft Excel

​Xem và chấp nhận thay đổi

Kích hoạt tính năng theo dõi là một trong các bước để theo dõi tệp của bạn. Bên cạnh việc kích hoạt tính năng này, bạn cũng phải xem lại những thay đổi mà bạn đã thực hiện. Việc xem xét các thay đổi giúp bạn dễ dàng sàng lọc hơn rất nhiều thay đổi được thực hiện bởi những người khác đang làm việc trên cùng một sổ làm việc.

Việc xác định những thay đổi đã thực hiện càng dễ dàng thì bạn càng có nhiều khả năng xác định được những thay đổi nào đáng để giữ lại và những thay đổi nào bạn có thể loại bỏ. Để chấp nhận các thay đổi trong Microsoft Excel, đây là những gì bạn phải làm.

  1. đi đến Thẻ đánh giá > Theo dõi thay đổi > Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi.
  2. Bấm vào Theo dõi thay đổi bên trong Nhóm thay đổi và chọn Chấp nhận/Từ chối Thay đổi.
    Chọn tùy chọn Chấp nhận thay đổi trên Microsoft Excel

Một lần trên Chọn Thay đổi thành Chấp nhận hoặc Từ chối hộp thoại, bạn phải chỉ định Khi nào, AiỞ đâu tùy chọn. Đây là cách thực hiện:

  1. Cho Khi nào tùy chọn, bạn có thể chọn tất cả các thay đổi chưa được xem xét hoặc chỉ định ngày.
  2. bên trong Ai hộp kiểm, bạn có thể chọn một cá nhân cụ thể và xem lại những thay đổi mà họ đã thực hiện.
    Hộp thoại Select When Who and Where Options trên Microsoft Excel

  3. trên Ở đâu hộp kiểm, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi đối với toàn bộ sổ làm việc. Ngoài ra, hãy chọn các ô có thay đổi mà bạn muốn xem lại và nhấp vào VÂNG.
    Chấp nhận tùy chọn Thay đổi trong Microsoft Excel

  4. nhấp chuột VÂNG sẽ mở Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi hộp thoại.
  5. bên trong Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi hộp thoại, bạn có thể nhấp vào Chấp nhận thay đổi từng cái một hoặc Chấp nhận tất cả để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc.

Nếu bạn từ chối một thay đổi, nó sẽ trở lại giá trị ban đầu. Điều quan trọng cần biết là bạn không thể hoàn tác một thay đổi khi bạn chấp nhận nó.

Vô hiệu hóa theo dõi thay đổi trong Microsoft Excel

Sau khi hoàn thành công việc của mình, bạn có thể tắt tính năng Theo dõi thay đổi trong Microsoft Excel. Điều đó sẽ xóa bất kỳ hộp màu xanh hiện có nào trong các ô và sẽ ngừng theo dõi bất kỳ thay đổi nào nữa.

Dưới đây là các bước để tắt Theo dõi thay đổi trong Microsoft Excel:

  1. đi đến Thẻ đánh giá > Theo dõi thay đổi > Làm nổi bật các thay đổi.
  2. bên trong Nhóm thay đổi tùy chọn, bấm vào Theo dõi thay đổi và chọn Làm nổi bật các thay đổi.
  3. bên trong Làm nổi bật các thay đổi hộp thoại, bỏ chọn tùy chọn—Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa. Thao tác này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn.
  4. Nhấp chuột VÂNG.
    Chọn Theo dõi Thay đổi Trong khi Chỉnh sửa

  5. Sau khi bạn nhấp vào VÂNG, bạn sẽ thấy lời nhắc, như minh họa bên dưới. Bấm vào Đúng.
    Nhấp vào Có trên Lời nhắc

Tính năng Theo dõi Thay đổi có thể hoạt động trên Trang tính Microsoft Excel có Bảng không?

Như hiện tại, bạn không thể sử dụng theo dõi thay đổi trên bảng tính có chứa bảng. Để theo dõi các thay đổi trên các bảng tính như vậy, bạn sẽ phải chuyển đổi chúng thành các phạm vi bằng cách chọn bảng, nhấp vào nút Thẻ thiết kếrồi bấm vào Chuyển đổi thành phạm vi.

Đối với các dự án phức tạp hơn, bạn có thể xem lại các mẫu bảng tính Microsoft Excel này để dễ dàng theo dõi quá trình của mình. Nếu sau tất cả những điều này, bạn vẫn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi các thay đổi, thì có thể bạn đang sử dụng Excel để chạy một dự án không phù hợp với Excel. Vì vậy, đây là danh sách một số điều bạn nên tránh làm trong Excel.

Tại sao bạn cần kích hoạt các thay đổi theo dõi của mình?

Mặc dù bạn có thể thoải mái làm việc trên tệp của mình mà không cần bật tính năng này, nhưng tính năng này giúp công việc của bạn trở nên liền mạch hơn rất nhiều, đặc biệt là khi làm việc theo nhóm.

Theo dõi thay đổi cho phép bạn chèn ghi chú bất cứ khi nào có bất kỳ thay đổi nào trong ô. Nó tự động ghi lại tất cả các thay đổi diễn ra trên trang tính của bạn và lưu trữ chúng để bạn tham khảo sau này. Điều đó nói rằng, hãy tận hưởng chiến lược không hối hả này để theo dõi các thay đổi trên trang tính Microsoft Excel của bạn.



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status