HomeTin học Văn phòngExcelCách hiểu các...

Cách hiểu các công thức Excel từng bước


Đôi khi việc hiểu các công thức có thể là một thách thức khi bảng dữ liệu của chúng ta trở nên phức tạp. May mắn thay, Excel có một số tính năng kiểm tra công thức giúp chúng ta hiểu rõ hơn về chúng.


Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách tính năng đánh giá giúp bạn hiểu các công thức phức tạp bằng cách chia nhỏ chúng thành các bước và cách các tính năng kiểm tra khác đơn giản hóa quy trình.


Các tính năng kiểm tra công thức giúp hiểu công thức tốt hơn như thế nào?

Sau đây là một số lợi ích của việc sử dụng các tính năng kiểm tra để hiểu rõ hơn về công thức:

  1. Chúng rất hữu ích khi đánh giá các công thức được sử dụng trong các trang tính được tính toán trước do người khác tạo.
  2. Chúng giúp dễ dàng xác định vị trí và loại bỏ lỗi, cả từ công thức và ô mà việc thực thi công thức phụ thuộc vào đó.
Đọc thêm  Cách sử dụng Microsoft Excel để phân tích tình cảm

Đánh giá tính năng hoạt động như thế nào?

Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi sử dụng tính năng đánh giá trong Excel:

  1. Nó gạch dưới một phần của công thức sẽ được đánh giá trong bước tiếp theo.
  2. Mỗi khi bạn nhấp vào Đánh giáquá trình đánh giá sẽ chuyển sang bước tiếp theo bằng cách tính kết quả từ lần đánh giá trước.
  3. Nếu bạn muốn xem (những) ô nào mà tính năng đề cập đến trong phần được gạch chân, hãy nhấp vào Bước vào.
  4. ép Bước ra khỏi sẽ đưa bạn trở lại quá trình đánh giá.

Có thể dừng quá trình đánh giá bằng cách nhấn Gầnnhưng bạn không thể bỏ qua bất kỳ bước nào trong quá trình đánh giá.

Để hiểu rõ hơn về điều này, hãy áp dụng nó vào tập dữ liệu.

Cách sử dụng tính năng đánh giá công thức để hiểu công thức từng bước

Ví dụ: hãy xem xét tình huống sau đây khi tính đủ điều kiện nhận tiền thưởng bằng cách sử dụng công thức Lồng nhau.

Tính toán điều kiện nhận tiền thưởng của người lao động trong Microsoft Excel

Để xem Excel đã triển khai công thức này như thế nào, hãy chuyển đến ô nơi công thức đã được triển khai, bấm vào nút công thức tab và nhấp vào đánh giá công thức trong ruy băng.

Đánh giá Tùy chọn Công thức trong Microsoft Excel trong Microsoft Excel

Tiếp tục nhấn nút Đánh giá nút cho đến khi đánh giá đạt được kết quả cuối cùng.

Đánh giá hộp công thức Đánh giá công thức trong Microsoft Excel

Dưới đây là danh sách tất cả các bước liên quan đến quy trình.

Tất cả các bước liên quan đến quy trình đánh giá trong Microsoft Excel

Công thức càng phức tạp, bạn sẽ thấy có nhiều bước hơn trong quy trình đánh giá. Tuy nhiên, mỗi bước được tiến hành riêng biệt, như đã thấy ở đây.

Tuy nhiên, như với bất kỳ công thức hoặc tính năng nào trong Excel, tính năng đánh giá cũng có một số hạn chế. Để tìm hiểu thêm về những hạn chế này, hãy truy cập phần ghi chú trên trang hỗ trợ của Microsoft. Nếu bất kỳ giới hạn nào trong số này hạn chế bạn thực hiện công việc của mình, tùy chọn chuyển sang các giải pháp thay thế Excel luôn sẵn có.

Các tính năng kiểm tra khác để hiểu rõ hơn về công thức

Một vài tính năng kiểm tra khác giúp hiểu rõ hơn và phân tích công thức bên cạnh tính năng đánh giá. Dưới đây là một vài trong số họ:

1. Dấu vết tiền lệ

Tiền lệ theo dõi là một tính năng kiểm tra công thức vẽ các mũi tên chỉ ra tất cả các ô mà đầu ra cuối cùng của ô được chọn phụ thuộc vào đó.

Tính năng Trace Precedents Drawing Arrow để hiển thị sự phụ thuộc của công thức trên các ô khác trong Excel

Đối với ví dụ được hiển thị ở trên, ô D2 đầu ra cuối cùng phụ thuộc vào các ô B2C2. Ngay sau khi bạn chọn ô mong muốn và nhấp vào dấu vết tiền lệ tùy chọn, Excel sẽ vẽ các mũi tên tham chiếu đến các ô B2C2.

Do đó, khi xử lý các bộ dữ liệu phức tạp có nhiều công thức, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra các phần phụ thuộc của tất cả các công thức và lọc ra các ô để thực hiện các thay đổi mà bạn cần.

2. Theo dõi người phụ thuộc

Các phụ thuộc dấu vết làm ngược lại với các tiền lệ theo dõi trong Excel. Nó nhanh chóng cho bạn thấy công thức hoặc ô nào sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn thay đổi giá trị trong các ô đã chọn.

Do đó, tính năng này cũng hữu ích khi thay đổi các giá trị trong tập dữ liệu bằng cách lần theo các mũi tên để tránh làm gián đoạn các công thức đã có sẵn.

Trace Dependents Tính năng hiển thị mũi tên hướng tới công thức sẽ bị ảnh hưởng khi thay đổi giá trị trong các ô khác

Như trong ví dụ trên, việc thay đổi giá trị trong ô C2 sẽ thay đổi đầu ra công thức trong ô D2.

Do đó, thật hữu ích khi theo dõi các thành phần phụ thuộc và tiền lệ của chúng để hiểu rõ hơn hoặc đánh giá các công thức và các thành phần phụ thuộc của chúng. Khi bạn đã phân tích công thức, hãy nhấp vào Xóa mũi tên để xóa dấu vết.

3. Hiển thị công thức

Một tính năng khác, hiển thị công thức, hiển thị các công thức trong mỗi ô thay vì các giá trị đầu ra. Bằng cách này, nếu có nhiều công thức trải rộng trên một bảng tính, bạn có thể nhanh chóng xem từng công thức để hiểu nhanh.

Tính năng Show Formulas Hiển thị tất cả các công thức trong Microsoft Excel Sheet

4. Kiểm tra lỗi

Tính năng kiểm tra lỗi Hiển thị chi tiết lỗi cụ thể trong Microsoft Excel

Sử dụng kiểm tra lỗi, bạn có thể xác định loại lỗi trong công thức một cách nhanh chóng. Nó hiển thị cho bạn lỗi chính xác, loại lỗi đó là gì và một mô tả ngắn để giúp bạn hiểu rõ hơn về lỗi đó. Do đó, bạn có thể nhanh chóng xác định lỗi và sửa lỗi chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Hơn nữa, tính năng này giúp định vị các lỗi trong các công thức phức tạp mà nếu không sẽ rất khó tìm. Ngoài ra, nó còn hữu ích khi các công thức thực thi trên một số ô không thể tạo đầu ra trên các ô khác.

Hạn chế của các tính năng kiểm tra công thức

Một trong những hạn chế đáng kể của cả bốn tính năng kiểm tra công thức là chúng chỉ hoạt động trên một trang tính. Mặc dù các tiền lệ phụ thuộc và tiền lệ theo dõi cho thấy rằng công thức phụ thuộc vào các ô trong một trang tính khác, nhưng nó không thể xác định vị trí của chúng như trong cùng một trang tính.

Theo dõi tiền lệ hiển thị sự phụ thuộc của công thức trong một trang tính Microsoft Excel khác

Do đó, nếu bạn muốn kiểm tra sự phụ thuộc của các ô trong một trang tính hoặc sổ làm việc với các giá trị trong các trang tính hoặc sổ làm việc khác, chúng sẽ không giúp được gì nhiều và bạn sẽ phải xác định vị trí của chúng theo cách thủ công.

Cửa sổ xem, một tính năng kiểm tra khác trong Excel, cho phép bạn kiểm tra chéo thông tin trên các trang tính khác nhau mà không cần chuyển trang tính nhiều lần. Hãy xem cách nó giúp bạn hiểu các công thức.

Cách sử dụng tính năng Watch Window để hiểu công thức tốt hơn

Cửa sổ xem hoạt động như một cửa sổ nhỏ chứa thông tin bạn đã thêm và vẫn hiển thị khi bạn thay đổi các trang tính trong cùng một sổ làm việc. Bạn có thể sử dụng nó để phân tích sự phụ thuộc của các công thức trong một trang tính Excel bằng cách thay đổi các giá trị trong một trang tính khác và quan sát hiệu ứng mà không cần chuyển đổi giữa các trang tính.

Hãy sử dụng nó trên tập dữ liệu để làm rõ quan điểm. Bên dưới, bạn có thể thấy rằng công thức trong ô F3 phụ thuộc vào một ô trong Trang tính 2. Vì nó hiển thị lỗi, hãy phân tích công thức tốt hơn bằng cách tạo Cửa sổ theo dõi.

  1. Chọn ô F3 và nhấp vào xem cửa sổ.
    Xem cửa sổ mở chứa dữ liệu của ô trong Microsoft Excel

  2. Đi đến tờ 2.
  3. Bạn có thể sửa lỗi trong Sheet 2 bằng cách sử dụng Kiểm tra lỗi tính năng.
    Sử dụng Kiểm tra Lỗi để Tìm Lỗi trong ô trong Trang tính 2 của Microsoft Excel

  4. Nhập một giá trị mới vào ô B 4 trong Sheet 2.
  5. Đánh đi vào.
    Giá trị trong Cửa sổ theo dõi đã thay đổi sau khi thay đổi giá trị trong ô trong Trang tính 2 của Sổ làm việc Microsoft Excel

Các bước trên sẽ làm thay đổi dữ liệu trong Sheet 1, dữ liệu này có thể được xem trong ô Watch Window mà không cần chuyển sang Sheet 1.

Do đó, trong khi phân tích các công thức phức tạp có nhiều thành phần phụ thuộc trên nhiều trang tính, bạn có thể tạo nhiều cửa sổ xem, thay đổi giá trị trên các trang tính khác nhau và xem kết quả tác động lên công thức của mình. Do đó, tính năng cửa sổ xem đơn giản hóa việc phân tích công thức cho chúng tôi.

Các tính năng của Excel giúp chúng tôi hiểu các công thức tốt hơn nhưng bạn cũng nên sắp xếp bảng tính của mình tốt hơn để chúng dễ điều hướng hơn.

Sử dụng các tính năng kiểm tra công thức để hiểu rõ hơn về công thức

Các tính năng kiểm tra công thức sẽ hữu ích khi bạn phân tích và hiểu các công thức trong bảng tính của mình. Sử dụng chúng một cách thuận tiện để đơn giản hóa việc xử lý bảng tính.

Excel có nhiều tính năng nâng cao giúp đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, chẳng hạn như các tính năng kiểm tra công thức giúp bạn hiểu rõ hơn về công thức. Chúng bao gồm kết hợp mờ, nhập số liệu thống kê từ các trang web, loại bỏ trùng lặp, v.v.



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status