HomeTin học Văn phòngExcelCách đồng bộ...

Cách đồng bộ hóa phản hồi biểu mẫu của Microsoft với Excel


Bạn muốn đồng bộ hóa phản hồi từ Biểu mẫu Microsoft của mình với bảng tính Excel? Đây là cách để làm điều đó một cách dễ dàng.


Không gì thú vị bằng việc viết trực tiếp các câu trả lời khảo sát trực tuyến của bạn vào bảng tính Excel trong thời gian thực. Rất may, bạn có thể tận hưởng tính năng này nếu bạn sử dụng Microsoft Forms. Có một cách lặp đi lặp lại và năng động (tự động) xung quanh nó.


Các phương pháp tự động tiện lợi hơn, nhưng trong bài viết này, bạn sẽ thấy cách thực hiện một trong hai phương pháp đó.


Cách xuất phản hồi biểu mẫu Microsoft sang Excel

Xuất câu trả lời của Biểu mẫu Microsoft sang Excel giúp bạn nhận được câu trả lời mới nhất cho cuộc khảo sát của mình. Nó liên quan đến việc tải các câu trả lời khảo sát xuống máy tính của bạn dưới dạng tệp Excel. Quá trình này rất dễ dàng nếu bạn đã tạo biểu mẫu khảo sát của Microsoft:

  1. Trong Microsoft Forms, hãy đi tới phản hồi ở trên cùng bên phải.
    Làm nổi bật phần phản hồi của Microsoft Forms nút Mở trong Excel

  2. Nhấp chuột Mở trong Excel ở bên phải màn hình để tải xuống các câu trả lời hiện tại về máy tính của bạn.
  3. Bạn phải lặp lại quy trình này mỗi lần muốn nhận cập nhật phản hồi.

Nhưng phương pháp này không phải là tốt nhất, vì bạn sẽ phải phát minh lại bánh xe thường xuyên để cập nhật bảng tính của mình; điều này có nghĩa là tải xuống một tệp Excel mới mỗi khi ai đó gửi phản hồi. Điều đó có thể gây mệt mỏi, đặc biệt nếu nhiều người đang phản hồi trong thời gian thực.

Để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, bạn có thể tự động hóa quy trình bằng OneDrive for Business và Power Automate, như được mô tả trong các phần sau.

Cách đồng bộ hóa Biểu mẫu Microsoft với Excel qua OneDrive for Business

Bạn có thể tự động cập nhật bảng tính Excel của mình nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft 365 Business. Để thực hiện điều này, bạn sẽ tạo một biểu mẫu khảo sát có thể viết phản hồi động vào Excel trực tiếp từ OneDrive.

Khi bạn sử dụng OneDrive for Business để tạo Biểu mẫu Microsoft cho Excel, nó sẽ tạo một phiên bản bảng tính Excel của biểu mẫu đó với các cột mang các thuộc tính trường biểu mẫu tương ứng.

Để tạo một biểu mẫu Excel tự động cập nhật các phản hồi của Microsoft Forms trong thời gian thực:

  1. Đăng nhập vào Trung tâm quản trị doanh nghiệp Microsoft 365 của bạn.
  2. Nhấp vào biểu tượng menu hình vuông ở trên cùng bên trái và đi đến Một ổ đĩa.
    Giao diện bảng quản trị Microsoft 365

  3. Khi ở trong OneDrive, hãy bấm Mới mẻ ở trên cùng bên trái.
  4. Từ các tùy chọn, chọn Biểu mẫu cho Excel.
    Giao diện OneDrive chọn biểu mẫu cho Excel

  5. Đặt tên cho khảo sát của bạn và nhấp vào Tạo ra.
    Đặt tên khảo sát OneDrive cho Biểu mẫu

  6. OneDrive sẽ khởi chạy trình duyệt của bạn đến nơi bạn có thể tạo các trường biểu mẫu theo ý muốn.
  7. Một bảng tính Excel mang tên biểu mẫu của bạn sẽ xuất hiện trong OneDrive.
  8. Sau khi tạo và chia sẻ khảo sát của bạn, hãy mở bảng tính Excel trực tuyến và bây giờ bạn sẽ thấy dữ liệu mới khi chúng được cập nhật theo thời gian thực.
  9. Nếu bạn chia sẻ bảng tính Excel với các thành viên trong nhóm của mình, họ cũng sẽ nhận được bản cập nhật theo thời gian thực về các câu trả lời khi mọi người trả lời khảo sát của bạn.

Cách đồng bộ hóa phản hồi biểu mẫu Microsoft với Excel qua Power Automate

Power Automate là một công cụ tự động hóa các tác vụ thông thường mạnh mẽ. Thật thú vị, nó cũng cung cấp một cách tuyệt vời để đồng bộ hóa Microsoft Forms với Excel. Đó là phương pháp tốt nhất nếu bạn đã chia sẻ mẫu khảo sát của mình.

Phương pháp Power Automate chỉ hoạt động với Microsoft Forms được tạo bằng tài khoản Microsoft Business của bạn. Và nó liên quan đến việc tạo luồng đám mây tự động trong Power Automate.

Do đó, bạn cũng phải có tài khoản Microsoft Business để sử dụng tính năng dòng này trong Power Automate. Sử dụng các bước bên dưới để tự động kết nối Microsoft Forms với Microsoft Excel bằng Power Automate:

Chèn bảng vào sổ làm việc Excel của bạn trực tuyến

Sổ làm việc Excel trực tuyến của bạn phải ở định dạng bảng vì Biểu mẫu chỉ ghi vào bảng trong bảng tính Excel.

Nếu bạn đã tải xuống bảng tính Excel từ phản hồi của Microsoft Forms, bạn có thể tải bảng tính đó lên OneDrive, bỏ qua phần phụ này và chuyển sang đồng bộ hóa Microsoft Forms với Excel.

Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu, hãy tạo một bảng tính Excel mới trong OneDrive. Đảm bảo rằng bạn truy cập OneDrive qua tài khoản Microsoft Business của mình:

  1. Nhấp chuột Mới mẻ ở trên cùng bên trái của OneDrive.
  2. Lựa chọn sổ làm việc excel.
    Giao diện OneDrive với tùy chọn tạo bảng tính Excel

  3. Từ bảng tính Excel được mở trong trình duyệt, nhấp vào Đã lưu ở trên cùng bên trái. Sau đó nhập một tên ưa thích trong Tên tệp cánh đồng. Nhấp vào bất kỳ khoảng trống nào để đóng hộp phương thức đó.
    Đặt tên bảng tính Excel trực tuyến

  4. Bây giờ hãy tạo các cột của bạn và đảm bảo rằng chúng tương ứng với các trường trong biểu mẫu khảo sát Microsoft của bạn. Chẳng hạn, nếu bạn đã chia sẻ biểu mẫu yêu cầu email và giới tính, sổ làm việc Excel của bạn sẽ có cột email và giới tính.
  5. Đánh dấu các cột. Sau đó đi đến Chèn tab trên ruy-băng và nhấp vào Cái bàn.
  6. đánh dấu Bảng của tôi có tiêu đề đánh dấu và nhấp VÂNG.
    Chèn bảng bảng tính Excel trực tuyến

Đồng bộ hóa Biểu mẫu Microsoft với Excel bằng Power Automate

  1. Đăng nhập vào tài khoản Power Automate của bạn.
  2. Nhấp chuột Tạo ra trong thanh bên trái.
  3. Lựa chọn Luồng đám mây tự động.
    Giao diện tự động hóa nguồn

  4. Tiếp theo, nhấp vào Khi phản hồi được gửi từ hộp phương thức.
  5. Sau đó nhấn vào Tạo ra ở dưới cùng của hộp phương thức đã mở.
    Tạo luồng đám mây tự động hóa mạnh mẽ

  6. Nhấp chuột Đăng nhập nếu bị xúi giục. Đảm bảo bạn sử dụng tài khoản Microsoft 365 Business để đăng nhập nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft cá nhân. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào Sử dụng tài khoản khác trên hộp đăng nhập.
    Lời nhắc đăng nhập Power Automate

  7. Sau khi đăng nhập, nhấp vào Chọn một hình thức trường trong Power Automate.
  8. Tiếp theo, chọn từ các biểu mẫu bạn đã tạo trước đó.
    Lựa chọn biểu mẫu trong Power Automate

  9. Nhấp chuột bước mới. Sau đó, sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm “biểu mẫu”.
  10. Nhấp chuột Biểu mẫu Microsoft và chọn Nhận chi tiết phản hồi từ các tùy chọn dưới hành động.
    Lựa chọn chi tiết phản hồi trong Power Automate

  11. Nhấn vào Id biểu mẫu cánh đồng và chọn lại mẫu khảo sát của bạn. Sau đó chọn Id phản hồi từ Id phản hồi cánh đồng.
    Lựa chọn biểu mẫu chi tiết phản hồi trong Power Automate

  12. Nhấp chuột bước mới. Sau đó chọn Excel trực tuyến.
    Lựa chọn trang tính Power Automate Excel

  13. Tiếp theo, chọn Thêm một hàng vào một bảng từ các tùy chọn dưới hành động.
    Lựa chọn hành động Excel trong Power Atomate

  14. Ở dưới cái Địa điểm trường, chọn OneDrive cho doanh nghiệp.
  15. Lựa chọn Một ổ đĩa từ Thư viện Tài liệu Cánh đồng.
  16. Nhấp vào trình duyệt tệp trên Tập tin và chọn sổ làm việc Excel mà bạn đã tạo trước đó. Hoặc bạn có thể chọn một bảng tính được tải lên từ máy tính của mình nếu bạn đang sử dụng bảng tính đã xuất trước đó.
  17. Chọn tên bảng từ trang tính Excel. Các trường mới tương ứng với các cột Excel trong bảng tính đó sẽ xuất hiện. Những điều này cũng phải tương quan với các trường biểu mẫu khảo sát.
    Lựa chọn sổ làm việc Excel trong Power Automate

  18. Nhấp vào từng trường mới và chọn trường biểu mẫu tương ứng từ Nội dung động tùy chọn.
    Lựa chọn trường biểu mẫu trong Power Automate

  19. Cuối cùng, bấm vào Tiết kiệm.
    Tiết kiệm dòng Power Automate

Đó là nó! Bạn hiện đã tạo một dòng đám mây tự động cho Microsoft Forms trong Power Automate.

Power Automate giờ đây sẽ tự động viết các câu trả lời mới vào sổ làm việc Excel của bạn khi người trả lời gửi câu trả lời trong thời gian thực.

Nếu trước đây bạn đã xuất phản hồi Biểu mẫu Microsoft của mình sang Excel trên PC, thì bạn có thể sao chép và dán dữ liệu hiện có vào sổ làm việc Excel tự động mới. Hành động này sẽ không dừng dòng Power Automate của bạn.

Cập nhật phản hồi khảo sát trong Excel thời gian thực

Tự động cập nhật phản hồi Microsoft Forms theo thời gian thực trong Microsoft Excel giúp cuộc sống trở nên dễ dàng. Mặc dù tùy chọn OneDrive for Business trực tiếp cung cấp khả năng đồng bộ hóa dễ dàng nếu bạn chưa chia sẻ biểu mẫu của mình, nhưng Power Automate sẽ thuận tiện hơn nếu bạn đã chia sẻ khảo sát Biểu mẫu Microsoft của mình và mọi người đã phản hồi.

Mặc dù bạn có thể tận dụng Microsoft Forms trên tài khoản cá nhân, nhưng việc viết phản hồi động cho Excel vẫn yêu cầu bạn phải sở hữu tài khoản Microsoft Business. Bạn cũng có thể muốn xem cách Google Biểu mẫu so sánh với của Microsoft vì đây là những đối thủ cạnh tranh gần gũi.



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

Đọc thêm  Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF
spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status