6 tính năng nâng cao của Microsoft Excel bạn phải biết


Mặc dù Microsoft Excel đã tồn tại lâu nhất nhưng nó có rất nhiều tính năng mà có thể bạn chưa biết. Ngay cả các chuyên gia của Microsoft cũng có thể nói với bạn rằng mỗi ngày là một ngày học với Excel.


Vì vậy, một số tính năng nâng cao tuyệt vời này mà bạn đã bỏ lỡ là gì? Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sáu tính năng nâng cao của Excel mà bạn phải biết và cách chúng có thể giúp tăng năng suất của bạn.


1. Kết hợp mờ

tra cứu kết hợp mờ

Kết hợp mờ là một tính năng năng suất của Microsoft Excel cho phép bạn kiểm tra các mục có liên quan trong các danh sách khác nhau và hợp nhất chúng nếu chúng gần giống nhau.

Chẳng hạn, nếu bạn đang thực hiện một cuộc khảo sát và một số mục nhập có lỗi đánh máy, một kết hợp mờ sẽ đếm chúng cùng với các mục nhập đúng chính tả miễn là cách viết đó càng gần với mục viết đúng càng tốt.

Liên quan: Cách tạo Sơ đồ tư duy trong Excel

Để làm cho các mục nhập của bạn chính xác hơn nữa, bạn có thể đặt mức Ngưỡng tương tự ưa thích của mình thành đối sánh mờ của bạn. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng tính năng khớp mờ sẽ chỉ hoạt động trên các cột văn bản. Đây là cách để có được trận đấu mờ của bạn:

  1. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã cài đặt và bật Fuzzy Lookup trên Excel.
  2. Bước tiếp theo là biến danh sách của bạn thành một bảng. Bạn sẽ đạt được điều này bằng cách đánh dấu danh sách của mình và nhấn Ctrl + T.
  3. Khi bạn làm điều này, bạn sẽ thấy Công cụ tra cứu mờ xuất hiện trên thanh tác vụ.
  4. Bây giờ, hãy chọn bảng đã chuyển đổi mà bạn muốn so sánh.
  5. Sau đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên yêu cầu bạn chọn Ngưỡng tương tự bạn muốn để so sánh—ngưỡng 0,85 không quá tệ.
  6. Cuối cùng, chọn một ô nơi Bảng tra cứu mờ sẽ được chèn và nhấp vào Đi trên Công cụ tra cứu để hoàn thành so sánh của bạn.

2. Cửa sổ mới và Sắp xếp

Cửa sổ mới và sắp xếp

Nếu công việc của bạn yêu cầu bạn phải xử lý nhiều trang tính, thì đây là một tính năng mà bạn sẽ thấy hữu ích. Microsoft Excel cho phép bạn mở nhiều cửa sổ khác nhau và sắp xếp chúng theo ý muốn để dễ dàng truy cập.

Với tất cả các tab bạn cần mở và trong chế độ xem của mình, bạn có thể tiết kiệm thời gian và rắc rối khi xáo trộn giữa nhiều cửa sổ. Nó cũng sẽ đi một chặng đường dài trong việc giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn.

Liên quan: Cách ngắt dòng văn bản trong Excel

Để sử dụng tính năng sắp xếp, đây là các bước bạn cần làm theo:

  1. Mở sổ làm việc bạn muốn, sau đó bấm vào trang tính bạn muốn mở.
  2. bấm vào Lượt xem tab, sau đó Sắp xếp tất cả.
  3. Chọn tùy chọn phù hợp nhất với bạn trên hộp thoại xuất hiện.
  4. Nhấp chuột VÂNG.

3. Chuyển văn bản thành cột

Vì vậy, bạn đang thực hiện các thay đổi đối với trang tính của mình thì đột nhiên bạn phải chia dữ liệu từ một cột thành các cột khác nhau. Giả sử bạn muốn có tên và tên thứ hai trong hai cột riêng biệt. Nó có vẻ bận rộn, phải không? May mắn thay, bạn không phải sao chép-dán từng ô dữ liệu của mình với tính năng chuyển văn bản thành cột.

Liên quan: Các khóa học trực tuyến tốt nhất để thành thạo Excel nâng cao

Nó cho phép bạn phân tách các văn bản trong các cột của mình bằng cách sử dụng chiều rộng được phân tách hoặc dấu phân cách, chẳng hạn như dấu phẩy, dấu gạch nối hoặc dấu cách. Vì vậy, nếu các mục trong cột của bạn có bất kỳ mục nào trong số này, thì tính năng này sẽ cho phép bạn chuyển một phần dữ liệu của nó sang một cột mới.

Đây là cách sử dụng tính năng chuyển văn bản thành cột:

  1. Bấm vào cột có văn bản dự định của bạn.
  2. Bấm vào Dữ liệu, sau đó chọn Văn bản thành Cột.
    Văn bản vào cột

  3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện hiển thị Trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột. Bấm vào phân cách > Tiếp theo.
    Tùy chọn phân cách văn bản thành cột trong Excel

  4. Chọn dấu phân cách áp dụng cho dữ liệu của bạn. Điều này có thể Khoảng trống hoặc dấu phẩy.
  5. Sau khi hoàn thành, bấm vào Tiếp theo và chọn dữ liệu Điểm đến trên trang tính của bạn.
  6. Sau đó bấm vào Kết thúc.

Văn bản vào cột

Bạn nên lưu ý rằng tính năng này cũng thực tế đối với các dữ liệu khác, chẳng hạn như ngày tháng hoặc số sê-ri. Điều quan trọng là đảm bảo rằng tất cả các dấu phân cách của bạn đều ở đúng vị trí trước khi bạn cố gắng tách dữ liệu.

4. Nhập số liệu thống kê từ các trang web

Chuyển dữ liệu từ một trang web cụ thể sang trang tính Excel của bạn cũng có thể là một điểm khó khăn, nhưng giờ thì không còn nữa. Với tính năng Import Stats, mọi việc thật đơn giản. Đây là những gì bạn cần làm để thiết lập và chạy tính năng này.

Trước tiên, bạn cần mở trang tính Excel mà bạn muốn nhập dữ liệu vào.

  1. Bấm vào Tập tin, và trên trình đơn thả xuống, chọn Mở. Sau đó chọn Thêm địa điểm.
    Nhập số liệu thống kê từ trang web

    Khi bạn thực hiện việc này, một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn nhập tệp nào vào Excel.

  2. Đi xuống thanh câu hỏi, thêm URL của trang bạn muốn nhập dữ liệu từ đó và nhấp vào Mở.
    Nhập số liệu thống kê từ các trang web trong Excel

    Sẽ mất một hoặc hai giây, sau đó một hộp thoại khác sẽ mở ra yêu cầu bạn nhập khóa bảo mật Windows của mình. Điều này sẽ xảy ra nếu PC bạn đang sử dụng có mật khẩu đăng nhập khi khởi động Windows.

  3. Vì vậy, hãy nhập tên người dùng Windows của bạn, mật khẩu đăng nhập và nhấp vào Được chứ.

5. Xóa tính năng trùng lặp

Điều cuối cùng bạn muốn khi xử lý dữ liệu là sự dư thừa. Thật không may, sau khi chuyển dữ liệu từ cột này sang cột khác hoặc từ một trang web khác, bạn có thể gặp rủi ro khi mọi thứ bị sao chép. Để tránh điều này, bạn có thể sử dụng tính năng Remove Duplicates trong Excel.

  1. Chọn bảng, sau đó chuyển sang Tab dữ liệu để hoàn thành việc này.
    Loại bỏ trùng lặp chức năng Exel

  2. Tại đây, bấm vào Loại bỏ các bản sao.
    Loại bỏ chức năng trùng lặp

    Điều này sẽ nhắc một cửa sổ để mở. Cửa sổ bật lên sẽ hỏi bạn muốn quét các cột và hàng nào để tìm các bản sao. Nhập các cột và hàng cần thiết và Excel sẽ xóa các bản sao của bạn.

6. Danh sách tùy chỉnh

danh sách tùy chỉnh-chức năng excel

Danh sách tùy chỉnh là một cách hiệu quả để tránh việc nhập dữ liệu tẻ nhạt và nguy cơ xảy ra lỗi. Tạo một danh sách tùy chỉnh trước thời hạn cho phép bạn thêm lựa chọn thả xuống hoặc sử dụng tính năng tự động điền của Exceldo đó giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Liên quan: Các công thức Excel sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề thực tế

Một số ví dụ bao gồm danh sách sản phẩm, nhân viên hoặc địa điểm tùy chỉnh. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh của Excel, chẳng hạn như các ngày trong tuần hoặc các tháng trong năm. Để sử dụng tính năng tự động điền của Excel, bạn chỉ cần nhập một từ và kéo núm điều khiển điền để hoàn thành phần còn lại.

Excel cho phép bạn sử dụng các danh sách tùy chỉnh của mình trên bất kỳ bảng tính hoặc sổ làm việc Excel nào bằng cách nhấp vào tab tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh trên Windows và Excel > Sở thích > Danh sách tùy chỉnh trên máy Mac.

Sử dụng các thủ thuật mới này để sở hữu Microsoft Excel của bạn

Nếu bạn là người yêu thích Microsoft Excel, có một tin tốt cho bạn; bạn không thể sử dụng hết các tính năng tuyệt vời của nó! Mặc dù điều đó nghe có vẻ khó khăn, nhưng hãy nhớ rằng tất cả chúng đều tồn tại để giúp công việc của bạn dễ dàng và hiệu quả hơn. Hơn nữa, bạn không cần phải học tất cả chúng trong một ngày.

Chỉ cần nhớ thực hành mỗi ngày và tận dụng tối đa các tính năng trong bài viết này. Nếu bạn sử dụng chúng thường xuyên, bạn sẽ có chúng trong tầm tay ngay lập tức!



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

Đọc thêm  Tệp GZ là gì và bạn giải nén nó như thế nào?
spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status