6 mẫu ưu tiên miễn phí tốt nhất cho các dự án của bạn


Đôi khi bạn cảm thấy như mình đang bơi trong biển dự án và không biết cách ưu tiên công việc của mình? Bạn có thể làm cho tất cả các dự án của mình hiển thị và các mục tiêu dài hạn của bạn rõ ràng bằng các mẫu ưu tiên dự án, đồng thời truy cập nhanh vào các mô tả nhiệm vụ, các mốc quan trọng của dự án và các yếu tố thành công quan trọng.


Bắt đầu mọi dự án thuận lợi bằng cách sử dụng các mẫu độc đáo này cho các cuộc họp khởi động dự án, cũng như chỉ định mức độ ưu tiên cho các mục tiêu theo thứ tự quan trọng, v.v.


1. Ưu tiên ý tưởng: Ma trận ưu tiên hành động của Someka

Kiểm tra tác động và nỗ lực với Ma trận ưu tiên hành động

Ma trận Hành động-Ưu tiên, còn được gọi là Ma trận Tác động-Nỗ lực, là một công cụ đơn giản giúp sắp xếp các nhóm xung quanh những ý tưởng quan trọng nhất. Tuyệt vời cho các công ty mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận, mẫu này dễ dàng xếp hạng các ý tưởng dựa trên những cân nhắc quan trọng như nhân sự, nguồn lực, động lực, chi phí cũng như nỗ lực và tác động tổng thể.

Mẫu được tổ chức thành một ma trận nỗ lực và tác động/tầm quan trọng, xếp hạng từng ý tưởng dựa trên thành công của nó vào một trong bốn kịch bản (Nỗ lực cao-Tác động cao, Nỗ lực thấp-Tác động cao, Nỗ lực cao-Tác động thấp hoặc Nỗ lực thấp-Tác động thấp Va chạm). Khuôn khổ này sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn về nơi dành thời gian và nguồn lực của mình.

Tải xuống: Someka (Miễn phí, có sẵn dưới dạng tệp Excel)

2. Ưu tiên mục tiêu: Bảng mục tiêu SMART của Vertex42

Sử dụng mẫu mục tiêu SMART để thiết lập mục tiêu cho các dự án

Cài đặt THÔNG MINH các mục tiêu không chỉ giúp bạn định hình các kế hoạch dài hạn mà còn cho phép bạn đưa công việc tốt nhất của mình vào các dự án đầy tham vọng nhất của mình. Nó cung cấp một cách hiệu quả về chi phí để giúp bạn đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức của bạn.

Một THÔNG MINH mục tiêu nên bao gồm tất cả những điều sau đây:

Cụ thể: Các mục tiêu nên được xác định rõ ràng và được nêu rõ ràng.

đo lường được: Cần có một cách dứt khoát để đo lường xem bạn đã hoàn thành các mục tiêu hay chưa, dưới dạng các thước đo thành công có thể định lượng được.

có thể đạt được: Bạn cần đảm bảo rằng mục tiêu không phải là không thể hoàn thành.

Liên quan, thích hợp: Các mục tiêu phải thực tế và phù hợp với mục tiêu dự án của bạn.

Giới hạn thời gian: Các mục tiêu phải có giới hạn thời gian và bao gồm các ngày mục tiêu để thiết lập và hoàn thành.

Sử dụng mẫu này để tạo một kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Đây là một cách tuyệt vời để ghi lại cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, thời hạn, thước đo thành công, tài liệu tham khảo hoặc tài nguyên được sử dụng cũng như điểm mạnh và kỹ năng được sử dụng để đáp ứng các mục tiêu của dự án.

Tải xuống: Vertex42 (Miễn phí, có sẵn dưới dạng tệp Excel)

3. Ưu tiên hóa quy trình làm việc: Mẫu ma trận Eisenhower của Someka

Sử dụng mẫu Ma trận Eisenhower để quyết định các ý tưởng dự án cấp bách và quan trọng

Được lên ý tưởng bởi cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, Ma trận Eisenhower là một cách tuyệt vời để tổ chức và ưu tiên các dự án của bạn. Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận khẩn cấp/quan trọng, là một công cụ sắp xếp các nhiệm vụ thành bốn loại dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Bốn loại nhiệm vụ là:

  • Nhiệm vụ cấp bách và quan trọng là những mục vừa khẩn cấp vừa quan trọng và cần được giải quyết ngay lập tức, chẳng hạn như ưu tiên, trường hợp khẩn cấp và thời hạn.
  • Nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng là những mục quan trọng nhưng không phải là ưu tiên, chẳng hạn như viết nhật ký, hoạt động mua sắm, v.v.
  • Nhiệm vụ khẩn cấp, nhưng không quan trọng là những hoạt động không nhất thiết quan trọng nhưng khẩn cấp chẳng hạn như gọi điện thoại, nhắn tin, gửi email, v.v., mà bạn sẽ phản hồi khi có cơ hội.
  • Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng bao gồm các nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc quan trọng vì chúng sẽ không giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Nó cung cấp khuôn khổ cho việc lập kế hoạch sắp xếp thứ tự các hoạt động, do đó đảm bảo rằng bạn đang làm đúng việc vào đúng thời điểm. Bạn có thể phân tích các nhiệm vụ ưu tiên, tránh các nhiệm vụ không cần thiết, cắt giảm phiền nhiễu và cũng có thể chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ.

Tải xuống: Someka (Miễn phí, Có sẵn dưới dạng tệp Excel)

4. Ưu tiên sự cố: Ma trận ưu tiên sự cố của Smartsheet

Mẫu Ma trận ưu tiên sự cố để quản lý sự cố

Sự cố là một sự kiện gây rối có ảnh hưởng xấu đến việc đạt được các mục tiêu của dự án. Sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào, từ mất điện kéo dài do thiên tai đến hỏng hóc thiết bị, phần mềm.

Sử dụng ma trận ưu tiên sự cố là một cách tiếp cận có cấu trúc để xử lý sự cố trong khi xử lý nhiều thành phần của sự cố. Đây thường là một công cụ vô giá để quản lý các yêu cầu dịch vụ CNTT.

Mỗi tổ chức đều có những ưu tiên khác nhau đối với việc khắc phục rủi ro và thảm họa. Sử dụng mẫu để chỉ định màu ưu tiên cho từng yêu cầu dịch vụ, dựa trên việc đó là sự cố thiết yếu, quan trọng, vừa phải hay nhỏ, sau đó theo dõi tiến trình thông qua quy trình làm việc của tổ chức bạn.

Với một hệ thống dễ sử dụng để gắn thẻ các sự cố và các trường có cấu trúc để lưu trữ thông tin liên quan—bạn có thể tập trung vào các giải pháp nhanh hơn trong khi vẫn đảm bảo rằng khách hàng của mình hài lòng.

Tải xuống: Smartsheet (Miễn phí, Có sẵn dưới dạng mẫu Excel)

5. Ưu tiên sản phẩm: Mẫu RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) của Intercom

Sử dụng Mẫu ưu tiên GẠO để xếp thứ tự ưu tiên dự án và chỉ định điểm số

Các CƠM mô hình giúp bạn và nhóm của bạn đánh giá mức độ ưu tiên của một sáng kiến. Phương pháp này rất tốt để cung cấp sự rõ ràng về hướng của các tính năng sản phẩm, cho phép các nhóm đưa ra quyết định tốt hơn sớm hơn trong quy trình.

Trong khuôn khổ, Chạm tới được xác định bằng tỷ lệ phần trăm khách hàng tiềm năng có thể sử dụng sản phẩm của bạn, thường được đo bằng “giao dịch mỗi tháng” hoặc các số liệu tương tự khác. Bước tiếp theo sẽ là đánh giá các va chạm của các bộ tính năng, do người dùng của bạn thực hiện. Dựa trên những hiểu biết bạn thu thập được, bạn sẽ có thể ưu tiên cái này hơn cái kia. Nó khiến bạn đầu tư vào các tính năng của sản phẩm giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi hoặc nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Các Lòng tin công cụ ước tính cho phép bạn xác định hệ thống tính điểm tin cậy để đánh giá các ước tính của nhóm bạn và xác định một số loại xếp hạng đồng thuận. Công cụ này cho nhóm biết điều gì có thể xảy ra và hợp lý, thay vì chú trọng hơn đến những ý kiến ​​hoặc ý tưởng không liên quan hoặc không rõ ràng.

Khi nó đến Cố gắng, dự án của bạn có thể sẽ mất vài tháng để hoàn thành, do đó, điều quan trọng là phải ước tính thời gian và công việc cho từng giai đoạn của dự án, bao gồm thiết kế, phát triển và thử nghiệm. Nó giúp bạn tập trung năng lượng để tránh lãng phí thời gian vào những hoạt động có giá trị thấp dẫn đến kết quả không tối ưu hay đơn giản là “đủ tốt”.

Tải xuống: Intercom (Miễn phí, có sẵn dưới dạng tệp Excel)

6. Ưu tiên công việc hàng ngày: Mẫu danh sách việc cần làm của Smartsheet

Sử dụng các mẫu ưu tiên nhiệm vụ dự án để tạo danh sách nhiệm vụ ưu tiên

Khi bạn đang làm việc trên nhiều dự án, thật khó để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn hàng ngày. Bằng cách liệt kê các nhiệm vụ quan trọng giúp bạn đi đúng hướng, bạn có thể hoàn thành các dự án một cách hiệu quả đồng thời tổ chức tất cả các nhiệm vụ mà cấp trên, khách hàng, đồng nghiệp và các bên liên quan khác giao cho bạn.

Có liên quan: Cách tối ưu hóa danh sách việc cần làm của bạn để trở nên hiệu quả hơn

Mẫu danh sách việc cần làm này giúp bạn tạo danh sách nhiệm vụ ưu tiên liên quan đến dự án của mình và theo dõi ngày đến hạn, mốc quan trọng cũng như sản phẩm bàn giao khi bạn thực hiện. Bạn luôn có thể quay lại và bổ sung thêm khi dự án mở ra—hoặc loại bỏ hoặc thay đổi các nhiệm vụ nếu chúng cần được sửa đổi. Bạn cũng có thể tạo các nhiệm vụ phụ sau này, vì vậy bạn đã chuẩn bị sẵn sàng nếu một số nhiệm vụ của bạn quá phức tạp.

Tải xuống: Smartsheet (Miễn phí, có sẵn dưới dạng tệp Excel)

Cải thiện quản lý và ưu tiên dự án

Các mẫu ưu tiên dự án cung cấp một phương tiện rõ ràng và có hệ thống để xác định và lựa chọn các dự án để đạt được hiệu quả và hiệu suất cao hơn. Họ sẽ đẩy nhanh quá trình nghiên cứu và phát triển từng dự án bằng cách cung cấp một khung xương để sử dụng với hiệu quả ngay lập tức.

Hơn nữa, bạn cũng có thể tránh rủi ro thiên vị, khuyến khích cộng tác và đảm bảo lựa chọn các dự án có mức độ ưu tiên cao nhất cho các nguồn lực hạn chế. Việc giữ các mẫu này nhất quán với tất cả các dự án được đảm bảo để cải thiện năng suất, tỷ lệ thành công của dự án và chất lượng tổng thể của công việc.



Zik.vn – Biên dịch & Biên soạn Lại

Đọc thêm  Cách tìm và hủy hợp nhất các ô đã hợp nhất trong Excel
spot_img

Create a website from scratch

Just drag and drop elements in a page to get started with Newspaper Theme.

Buy Now ⟶

Bài viết liên quang

DMCA.com Protection Status